تتبع الأرصدة
تتبع الأرصدة هو مركز التحكم المالي لنظام العهد في شاري. يعرض كم نقد استلمه كل موظف وكم أنفق وكم أرجع وما هو رصيده الحالي. يضمن التتبع الدقيق للأرصدة المحاسبة ويمنع التناقضات.
معادلة رصيد عهدة الموظف
يُحسب رصيد عهدة كل موظف باستخدام معادلة بسيطة:
الرصيد الحالي = إجمالي المستلم - إجمالي المنفق - إجمالي المُرجع
حيث:
| المكوّن | الوصف |
|---|---|
| إجمالي المستلم | مجموع جميع مبالغ العهد المعتمدة والمصروفة للموظف |
| إجمالي المنفق | مجموع جميع تقارير المصروفات اليومية المعتمدة |
| إجمالي المُرجع | النقد الذي أرجعه الموظف للمؤسسة |
| الرصيد الحالي | النقد الذي يحتفظ به الموظف حالياً ولم يُحاسب عليه |
مثال
| المكوّن | المبلغ (SAR) |
|---|---|
| إجمالي المستلم | 10,000 |
| إجمالي المنفق | 6,500 |
| إجمالي المُرجع | 1,000 |
| الرصيد الحالي | 2,500 |
في هذا المثال، لدى الموظف 2,500 SAR من عهدة نقدية إما لا تزال بحوزته أو تم إنفاقها ولم يُبلّغ عنها بعد.
الرصيد الحالي الصحي يجب أن يتجه نحو الصفر مع مرور الوقت مع تقديم الموظف لتقارير المصروفات وإرجاع الأموال غير المستخدمة. الرصيد المرتفع المستمر قد يشير إلى مصروفات غير مُبلّغ عنها.
لوحة معلومات الأرصدة
توفر لوحة معلومات أرصدة العهد عرضاً شاملاً لجميع أرصدة عهد الموظفين في مكان واحد:
- إجمالي العهد المعلقة -- مجموع جميع الأرصدة الحالية عبر جميع الموظفين
- أعلى الأرصدة -- الموظفون ذوو أعلى مبالغ عهد معلقة
- النشاط الأخير -- آخر عمليات صرف العهد وتقارير المصروفات والمرتجعات
- التنبيهات -- الموظفون الذين تتجاوز أرصدتهم الحدود المحددة أو المتأخرون في التبليغ
انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > العهد > الأرصدة للوصول إلى لوحة المعلومات.
راجع لوحة معلومات الأرصدة أسبوعياً لاكتشاف المشاكل المحتملة مبكراً. الموظفون ذوو الأرصدة المرتفعة المعلقة بدون تقارير مصروفات حديثة قد يحتاجون تذكيراً لتقديم وثائقهم.
عرض الرصيد حسب الموظف
للاطلاع التفصيلي على نشاط عهدة موظف محدد:
- افتح الملف الشخصي للموظف وانتقل إلى قسم العهد، أو صفّي قائمة أرصدة العهد حسب الموظف.
- يعرض العرض:
- الرصيد الحالي مع التفصيل الكامل (مستلم، منفق، مُرجع)
- العهد النشطة -- جميع سجلات العهد المعيّنة حالياً للموظف
- تقارير المصروفات الأخيرة -- آخر التقارير اليومية المقدمة من الموظف
- سجل المعاملات -- قائمة زمنية بجميع الأحداث المتعلقة بالعهد
أنواع المعاملات
يتضمن سجل المعاملات جميع الأحداث التي تؤثر على الرصيد:
| الحدث | التأثير على الرصيد |
|---|---|
| عهدة معتمدة ومصروفة | يزيد إجمالي المستلم |
| تقرير مصروفات يومي معتمد | يزيد إجمالي المنفق |
| إرجاع نقد | يزيد إجمالي المُرجع |
| عكس عهدة | يقلل إجمالي المستلم |
| عكس تقرير مصروفات | يقلل إجمالي المنفق |
عملية التسوية
تضمن التسوية الدورية أن السجلات الرقمية تتطابق مع الوضع النقدي الفعلي:
التسوية الشهرية
- راجع الرصيد الحالي لكل موظف في لوحة المعلومات.
- اطلب من الموظفين عدّ النقد المتبقي بحوزتهم.
- قارن العد النقدي الفعلي مع رصيد النظام.
- حقق في أي تناقضات وقم بحلها.
حل التناقضات
إذا لم يتطابق النقد الفعلي مع رصيد النظام:
- نقد زائد (نقد أكثر مما يُظهر النظام) -- على الأرجح تم تقديم تقرير مصروفات بمبلغ أكبر من المنفق فعلياً، أو لم يُسجل مرتجع. راجع التقارير الأخيرة.
- نقد ناقص (نقد أقل مما يُظهر النظام) -- ربما أنفق الموظف نقداً دون تقديم تقرير. اطلب منه تقديم تقارير المصروفات المفقودة.
لا تُعدل رصيد النظام مباشرة ليتطابق مع العد الفعلي. بدلاً من ذلك، حدد السبب الجذري للتناقض وصححه من خلال القنوات المناسبة (تقارير مصروفات، مرتجعات، أو تصحيحات). يحافظ هذا على سلامة مسار التدقيق.
سجل الأرصدة ومسار التدقيق
يحتفظ شاري بمسار تدقيق كامل لكل معاملة تؤثر على رصيد عهدة الموظف:
- كل صرف عهدة يُسجل مع التاريخ والمبلغ والمعتمِد والمرجع.
- كل تقرير مصروفات يُسجل المصروفات الفردية والإيصالات وتفاصيل الموافقة.
- كل مرتجع يُوثق مع التاريخ والمبلغ.
- كل عكس يُسجل ما تم عكسه ومن قام به ولماذا.
عرض مسار التدقيق
- افتح قسم عهدة الموظف.
- انتقل إلى السجل أو مسار التدقيق.
- اعرض القائمة الزمنية لجميع الأحداث المؤثرة على الرصيد.
مسار التدقيق غير قابل للتغيير -- لا يمكن تعديل أو حذف الإدخالات. تُسجل التصحيحات كإدخالات جديدة (عمليات عكس) بدلاً من تعديل السجلات الموجودة.
مسار التدقيق مهم بشكل خاص للامتثال المالي وعمليات تدقيق المؤسسة. يمكن للمدققين تتبع أي رقم رصيد حتى معاملاته الفردية، مما يضمن الشفافية الكاملة لإدارة العهد النقدية.
التقارير
أنشئ تقارير أرصدة للإدارة أو أغراض التدقيق:
- ملخص أرصدة الموظفين -- الأرصدة الحالية لجميع الموظفين في تقرير واحد
- تفاصيل المعاملات -- جميع معاملات العهد لنطاق تاريخ محدد
- تقرير التقادم -- العهد المعلقة التي تجاوزت فترة محددة
يمكن عرض هذه التقارير على الشاشة أو تصديرها للمراجعة دون اتصال.