وثائق الموارد البشرية
يوفر مستودع وثائق الموارد البشرية مكاناً مركزياً لتخزين وتنظيم واسترجاع الوثائق المتعلقة بالموظفين. بدلاً من الاحتفاظ بالملفات في مجلدات متفرقة أو مرفقات البريد الإلكتروني، تُحفظ جميع وثائق الموارد البشرية في نظام واحد مرتبط بسجلات الموظفين المعنيين.
أنواع الوثائق
يدعم شاري تخزين مجموعة متنوعة من أنواع وثائق الموارد البشرية:
| نوع الوثيقة | أمثلة |
|---|---|
| عقود العمل | خطابات العرض، اتفاقيات التوظيف، تجديد العقود |
| وثائق الهوية | نسخ الهوية الوطنية، مسح جوازات السفر، نسخ الإقامة |
| الشهادات | الدرجات العلمية، الشهادات المهنية، شهادات التدريب |
| السجلات الطبية | شهادات اللياقة الطبية، بطاقات التأمين الصحي، التقارير الطبية |
| المالية | خطابات البنك، شهادات الراتب، نماذج الضرائب |
| القانونية | اتفاقيات عدم الإفصاح، شروط عدم المنافسة، التصاريح القانونية |
| الأداء | مراجعات الأداء، نماذج التقييم، وثائق تحديد الأهداف |
| أخرى | أي وثائق أخرى ذات صلة بسجل الموظف |
تصنيف نوع الوثيقة لأغراض تنظيمية. جميع أنواع الوثائق تدعم نفس تنسيقات الملفات وإمكانيات التخزين.
رفع الوثائق لكل موظف
لرفع وثيقة إلى سجل موظف:
- انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > الوثائق، أو افتح الملف الشخصي للموظف وانتقل إلى قسم الوثائق.
- انقر على رفع وثيقة أو إضافة وثيقة.
- اختر الموظف الذي تنتمي إليه الوثيقة (إذا لم تكن بالفعل في ملفه الشخصي).
- اختر نوع الوثيقة من القائمة المنسدلة.
- أدخل عنوان الوثيقة أو وصفاً لها.
- اختر الملف من جهازك.
- انقر على رفع.
تنسيقات الملفات المدعومة
- PDF -- العقود، الشهادات، النماذج
- الصور -- JPG، PNG، HEIC، HEIF (نسخ الهوية، الوثائق الممسوحة ضوئياً)
استخدم عناوين وصفية عند رفع الوثائق. "عقد العمل - 2026" أكثر فائدة من "contract.pdf" عند البحث لاحقاً.
الرفع المجمّع
يمكنك رفع عدة وثائق دفعة واحدة عن طريق اختيار عدة ملفات في نافذة الرفع. يتم تخزين كل ملف كسجل وثيقة منفصل، حتى تتمكن من تعيين الأنواع والعناوين لكل منها بشكل فردي بعد الرفع.
استرجاع الوثائق وعرضها
البحث عن الوثائق
ابحث عن الوثائق باستخدام خيارات البحث والتصفية:
- البحث بالعنوان -- اكتب كلمات مفتاحية للعثور على الوثائق بالاسم
- التصفية حسب الموظف -- عرض وثائق موظف محدد
- التصفية حسب النوع -- عرض العقود أو الشهادات أو السجلات الطبية فقط، إلخ.
- التصفية حسب التاريخ -- العثور على الوثائق المرفوعة ضمن نطاق تاريخ محدد
عرض الوثائق
انقر على أي وثيقة في القائمة لعرضها. تُفتح ملفات PDF في عارض المتصفح المدمج. تُعرض الصور مباشرة. يمكنك أيضاً تحميل الوثائق إلى جهازك.
تُخزن الوثائق بشكل آمن في مساحة التخزين الخاصة بمستأجرك. فقط المستخدمون الذين لديهم صلاحية الموارد البشرية ضمن مستأجرك يمكنهم عرض وثائق الموظفين. لا يوجد وصول عابر للمستأجرين.
تنظيم الوثائق
العرض حسب الموظف
يتضمن الملف الشخصي لكل موظف تبويب وثائق يعرض جميع الملفات المرتبطة بذلك الموظف. يمنحك هذا عرضاً شاملاً لوثائق كل فرد.
العرض الشامل
يوفر قسم وثائق الموارد البشرية قائمة شاملة بجميع الوثائق عبر جميع الموظفين. استخدم الفلاتر لتضييق العرض حسب الموظف أو نوع الوثيقة أو تاريخ الرفع.
بيانات الوثيقة الوصفية
يتضمن كل سجل وثيقة:
- العنوان -- اسم وصفي
- النوع -- التصنيف (عقد، شهادة، إلخ.)
- الموظف -- الموظف المرتبط
- تاريخ الرفع -- متى تم إضافة الوثيقة إلى النظام
- حجم الملف -- حجم الملف المخزن
- رُفع بواسطة -- المستخدم الذي رفع الوثيقة
تأكد من رفع الوثائق الحساسة (السجلات الطبية، وثائق الهوية الشخصية) مع الوعي المناسب بأنظمة الخصوصية. بينما يوفر شاري عزلاً على مستوى المستأجر، يتم التحكم في الوصول داخل المستأجر بصلاحيات المستخدم. فقط المستخدمون الذين لديهم صلاحية إدارة الموارد البشرية يمكنهم عرض وثائق الموظفين.
الاحتفاظ بالوثائق
تبقى الوثائق في النظام حتى يتم حذفها يدوياً. لا يوجد انتهاء صلاحية أو حذف تلقائي. يضمن هذا أن السجلات التاريخية متاحة دائماً عند الحاجة، سواء للتدقيق أو الإجراءات القانونية أو طلبات الموظفين.
راجع الوثائق المخزنة دورياً للتأكد من أنها حديثة. يجب استبدال الشهادات المنتهية ونسخ الهوية القديمة والعقود المُلغاة بنسخ حالية مع الاحتفاظ بالنسخ القديمة كمرجع تاريخي.