تتبع الحضور
يتيح لك نظام تتبع الحضور في شاري تسجيل حضور الموظفين اليومي، ومراقبة أوقات الحضور والانصراف، وإنشاء التقارير. تُغذي بيانات الحضور مسير الرواتب مباشرة، لذا فإن دقة السجلات ضرورية لحسابات الرواتب الصحيحة.
تسجيل الحضور اليومي
يتم تسجيل الحضور على أساس يومي لكل موظف. لتسجيل الحضور:
- انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > الحضور.
- اختر التاريخ (الافتراضي هو اليوم).
- لكل موظف، حدد حالة الحضور وأدخل اختيارياً أوقات الحضور والانصراف.
- احفظ سجلات الحضور.
يمكنك تسجيل الحضور لتواريخ سابقة إذا فاتتك الإدخالات، بشرط ألا يكون مسير رواتب تلك الفترة قد تم اعتماده نهائياً.
سجّل الحضور يومياً لتجنب التراكم. تعويض أسبوع كامل من الإدخالات الفائتة يستهلك وقتاً وقد يكون عرضة للأخطاء.
أوقات الحضور والانصراف
يمكن أن يتضمن كل سجل حضور:
- وقت الحضور -- متى وصل الموظف أو بدأ العمل
- وقت الانصراف -- متى غادر الموظف أو أنهى العمل
هذه الأوقات اختيارية لكن يُوصى بتسجيلها. عند تسجيل كلا الوقتين، يحسب شاري إجمالي ساعات العمل لذلك اليوم. تظهر هذه المعلومات في تقارير الحضور ويمكن أن تؤثر على تعديلات الرواتب.
التأخر في الحضور والانصراف المبكر
إذا حضر الموظف بعد وقت البدء المتوقع، يعكس السجل وقت الوصول الفعلي. وبالمثل، يتم تسجيل أوقات الانصراف المبكر كما هي. تكون هذه الانحرافات مرئية في تقارير الحضور ويمكن مراجعتها أثناء معالجة الرواتب.
أنواع حالات الحضور
لكل إدخال حضور حالة تصف تواجد الموظف في ذلك اليوم:
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| حاضر | حضر الموظف للعمل بشكل طبيعي |
| غائب | لم يحضر الموظف وليس لديه إجازة معتمدة |
| متأخر | وصل الموظف بعد وقت البدء المتوقع |
| نصف يوم | عمل الموظف ليوم جزئي |
| في إجازة | الموظف في إجازة معتمدة (مرتبطة بسجل الإجازة) |
| عطلة | عطلة رسمية؛ لا يُطلب الحضور |
| عمل من المنزل | عمل الموظف عن بُعد |
| رحلة عمل | الموظف في رحلة عمل مُعتمدة |
عندما يكون لدى الموظف إجازة معتمدة لتاريخ معين، تنعكس حالة حضوره تلقائياً. لا تحتاج لتحديد أيام الإجازة يدوياً في الحضور.
التصفية حسب نطاق التاريخ
توفر صفحة الحضور فلاتر لعرض السجلات عبر فترات زمنية مختلفة:
- تاريخ محدد -- عرض الحضور ليوم واحد
- نطاق تاريخ -- اختيار تاريخ بداية ونهاية لمشاهدة الحضور عبر عدة أيام
- الشهر الحالي -- فلتر سريع للشهر الحالي
يمكنك أيضاً التصفية حسب:
- الموظف -- عرض حضور موظف محدد
- القسم -- التصفية حسب القسم لمشاهدة حضور الفريق
- الحالة -- عرض إدخالات الحضور أو الغياب أو التأخر فقط
تقارير الحضور (تصدير PDF)
أنشئ تقارير حضور بصيغة PDF لحفظ السجلات أو التدقيق أو المشاركة مع الإدارة:
- حدد نطاق التاريخ والفلاتر المطلوبة.
- انقر على تصدير PDF أو زر إنشاء التقرير.
- ينشئ النظام ملف PDF يلخص الحضور للفترة المحددة.
يتضمن تقرير PDF:
- أسماء الموظفين وأقسامهم
- حالة الحضور اليومية لكل موظف
- أوقات الحضور والانصراف
- إجمالي أيام الحضور والغياب والإجازات
- إحصائيات ملخصة
تقارير الحضور بصيغة PDF ثنائية اللغة. تتبع لغة التقرير تفضيل لغة النظام، مع عرض أسماء الموظفين باللغة المقابلة.
تأثير الحضور على الرواتب
تؤثر سجلات الحضور مباشرة على حسابات الرواتب:
- الغياب قد يؤدي إلى استقطاعات من الراتب وفقاً لسياسة الرواتب لديكم.
- التأخر يمكن الإشارة إليه أثناء مراجعة الرواتب.
- أنصاف الأيام قد تُحسب بمعدل يومي جزئي.
- أيام الإجازة تُعالج وفقاً لنوع الإجازة (مدفوعة أو غير مدفوعة).
أثناء معالجة الرواتب، يلخّص النظام حضور كل موظف لفترة الدفع. يمكن لمسؤولي الرواتب مراجعة التعديلات المتعلقة بالحضور قبل اعتماد المسير نهائياً. انظر معالجة الرواتب لمزيد من التفاصيل حول كيفية تكامل الحضور مع الرواتب.
تأكد من اكتمال ودقة سجلات الحضور قبل تنفيذ مسير الرواتب. بمجرد اعتماد مسير الرواتب نهائياً، لن تُحدّث التغييرات على الحضور لتلك الفترة مسير الرواتب بأثر رجعي.