معالجة الرواتب
تجمع معالجة الرواتب في شاري بين هياكل الرواتب وسجلات الحضور وبيانات الإجازات وجداول القروض لحساب راتب كل موظف لفترة معينة. تستعرض هذه الصفحة سير عمل مسير الرواتب الكامل من البداية إلى النهاية.
تنفيذ مسير الرواتب الشهري
تُعالج الرواتب على أساس شهري. لبدء مسير الرواتب:
- انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > الرواتب.
- انقر على مسير رواتب جديد أو تنفيذ الرواتب.
- اختر فترة الدفع (الشهر والسنة).
- ينشئ النظام بنود الرواتب لجميع الموظفين النشطين.
فقط الموظفون النشطون يُشملون في مسير الرواتب. يُستبعد الموظفون ذوو حالة غير نشط تلقائياً. إذا تم تعطيل موظف في منتصف الشهر، قد يحتاج مسير راتبه إلى تعديل يدوي.
سير عمل مسير الرواتب
يمر مسير الرواتب عبر المراحل التالية:
مسودة → قيد المعالجة → بانتظار الموافقة → معتمد → مكتمل
| المرحلة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء بنود الرواتب ويمكن تعديلها بحرية |
| قيد المعالجة | جاري معالجة حسابات الرواتب |
| بانتظار الموافقة | تم تقديم الرواتب للمراجعة وتنتظر الموافقة |
| معتمد | تمت الموافقة على الرواتب من مستخدم مخوّل؛ يمكن إنشاء قسائم الراتب |
| مكتمل | تمت معالجة المدفوعات؛ مسير الرواتب مكتمل |
| ملغي | تم إلغاء مسير الرواتب قبل الإتمام |
مراجعة بنود الرواتب لكل موظف
بعد إنشاء مسير الرواتب، راجع بنود الرواتب الفردية:
- افتح مسير الرواتب.
- يعرض النظام قائمة بجميع الموظفين مع مبالغهم المحسوبة.
- انقر على أي موظف لمشاهدة التفصيل الكامل.
يعرض كل بند راتب:
- الراتب الأساسي -- الراتب الأساسي المُهيّأ للموظف
- البدلات -- السكن والنقل والطعام والهاتف وبدلات أخرى
- الراتب الإجمالي -- الإجمالي قبل الاستقطاعات
- الاستقطاعات -- التأمينات والغياب وسداد القروض واستقطاعات أخرى
- الضرائب -- أي استقطاعات ضريبية مطبّقة
- صافي الراتب -- المبلغ النهائي المستحق للدفع
راجع ملخص الرواتب قبل الموافقة. انتبه للموظفين ذوي الاستقطاعات المرتفعة بشكل غير عادي أو صافي الراتب الصفري -- هذه غالباً تشير إلى مشاكل في إدخال البيانات أو هياكل رواتب غير مُهيّأة بشكل صحيح.
التعديلات والتصحيحات
قبل اعتماد مسير الرواتب نهائياً، يمكنك إجراء تعديلات:
إضافة مدفوعات لمرة واحدة
أضف مكافآت أو أجور عمل إضافي أو تعويضات أو مدفوعات أخرى لمرة واحدة لموظفين محددين ضمن مسير الرواتب الحالي.
إضافة استقطاعات لمرة واحدة
طبّق استقطاعات لمرة واحدة للسلف أو الغرامات أو التصحيحات التي ليست جزءاً من هيكل الراتب العادي.
تعديل القيم المحسوبة
إذا كان حساب تلقائي غير صحيح (مثلاً، كان سجل حضور خاطئاً)، يمكنك تجاوز القيمة المحسوبة لموظف محدد. يُسجل التجاوز لأغراض التدقيق.
لا يمكن تطبيق التعديلات التي تتم بعد اعتماد مسير الرواتب نهائياً بأثر رجعي على ذلك المسير. ستحتاج لتضمين التصحيحات في فترة الرواتب التالية.
تتبع فروقات الرواتب
يتتبع شاري الفروقات بين مسيرات الرواتب لمساعدتك في اكتشاف الحالات الشاذة:
- مقارنة شهر بشهر -- شاهد كيف تغير راتب كل موظف عن الشهر السابق
- علامات الفروقات -- تُبرز التغييرات الكبيرة (فوق حد قابل للتهيئة)
- إضافات جديدة -- يُشار إلى الموظفين الذين يظهرون في مسير الرواتب لأول مرة
تتبع الفروقات مفيد بشكل خاص لاكتشاف أخطاء إدخال البيانات أو تغييرات الرواتب غير المقصودة قبل اعتماد المسير نهائياً.
الموافقة واعتماد مسير الرواتب
الموافقة
بمجرد مراجعة مسير الرواتب وإجراء أي تعديلات:
- انقر على تقديم للموافقة لنقل المسير إلى بانتظار الموافقة.
- يراجع مستخدم مخوّل ملخص الرواتب.
- انقر على موافقة لتأكيد صحة الرواتب.
الإتمام
بعد الموافقة ومعالجة المدفوعات:
- علّم مسير الرواتب كـ مكتمل بمجرد صرف جميع المدفوعات.
- بمجرد الإتمام، لا يمكن إجراء أي تغييرات إضافية على المبالغ المحسوبة.
الإتمام إجراء أحادي الاتجاه. تأكد من إتمام جميع المراجعات والتعديلات قبل التعليم كمكتمل. إذا تم اكتشاف خطأ بعد الإتمام، يجب تصحيحه في مسير الرواتب التالي.
معالجة المدفوعات
بعد الاعتماد النهائي، عالج المدفوعات الفعلية:
- راجع ملخص الرواتب المعتمد مع صافي المبالغ لكل موظف.
- استخدم ملخص المدفوعات لمعالجة التحويلات البنكية أو إعداد ملفات الدفع.
- علّم مسير الرواتب كـ مكتمل بمجرد صرف جميع المدفوعات.
يسجل شاري تاريخ الدفع ويُحدث حالة مسير الرواتب. تُربط سجلات الدفع الفردية بتاريخ رواتب كل موظف.
أنشئ قسائم الرواتب قبل تعليم المسير كمكتمل. يضمن هذا حصول الموظفين على وثائق رواتبهم مع مدفوعاتهم. انظر قسائم الراتب لتفاصيل إنشاء وتوزيع قسائم الراتب.