سجل النشاط
يسجّل شاري كل إجراء مهم يُتخذ داخل مستأجرك، مما يُنشئ مسار تدقيق شامل يمكنك البحث فيه وتصفيته ومراجعته في أي وقت. يساعدك سجل النشاط على فهم من فعل ماذا ومتى وما الذي تغيّر.
ما يتتبعه سجل النشاط
يلتقط سجل النشاط الإجراءات التي ينفذها جميع المستخدمين في مستأجرك. يتضمن كل إدخال:
- الطابع الزمني --- التاريخ والوقت الدقيقين لوقوع الإجراء
- المستخدم --- اسم وبريد الشخص الذي نفّذ الإجراء
- نوع الإجراء --- نوع العملية (إنشاء، تحديث، حذف، إلخ.)
- نوع الكيان --- نوع السجل المتأثر (فاتورة، عميل، موظف، إلخ.)
- معرّف الكيان --- مرجع للسجل المحدد
- التفاصيل --- ملخص لما تغيّر، بما في ذلك القيم قبل وبعد عند الاقتضاء
إدخالات سجل النشاط غير قابلة للتعديل. بمجرد تسجيلها، لا يمكن تعديلها أو حذفها من قِبل أي مستخدم، بمن فيهم المسؤولون. هذا يضمن سلامة مسار التدقيق.
عرض سجل النشاط
للوصول إلى سجل النشاط، انتقل إلى الإعدادات > سجل النشاط من الشريط الجانبي. يُعرض السجل كقائمة زمنية مع أحدث الإدخالات في الأعلى.
يُقدّم كل إدخال كبطاقة تعرض ملخص الإجراء، والمستخدم الذي نفّذه، والطابع الزمني. انقر على أي إدخال لتوسيعه ورؤية التفاصيل الكاملة، بما في ذلك التغييرات على مستوى الحقول لإجراءات التحديث.
يُحمّل السجل تدريجياً أثناء التمرير، حتى تتمكن من تصفح سجلك بالكامل دون مشاكل في الأداء.
تصفية سجل النشاط
يوفر سجل النشاط عدة خيارات تصفية لمساعدتك في العثور على إدخالات محددة:
التصفية حسب نوع الإجراء
تضييق السجل على نوع إجراء محدد:
| نوع الإجراء | الوصف |
|---|---|
| إنشاء | تم إنشاء سجل جديد (فاتورة جديدة، عميل جديد، إلخ.) |
| تحديث | تم تعديل سجل موجود (تغيير حالة، تعديل حقل، إلخ.) |
| حذف | تمت إزالة سجل |
| أرشفة | تمت أرشفة سجل |
| استعادة | تمت استعادة سجل مؤرشف إلى الحالة النشطة |
| تصدير | تم تصدير بيانات |
| تسجيل دخول | قام مستخدم بتسجيل الدخول إلى المستأجر |
| تسجيل خروج | قام مستخدم بتسجيل الخروج |
| منح صلاحية | تم منح صلاحية لعضو فريق |
| سحب صلاحية | تم سحب صلاحية من عضو فريق |
| تطبيق حجز قانوني | تم تطبيق حجز قانوني على سجل |
| إزالة حجز قانوني | تمت إزالة حجز قانوني من سجل |
التصفية حسب نوع الكيان
التركيز على الإجراءات المتعلقة بنوع سجل محدد. أنواع الكيانات تشمل:
- فواتير المشتريات
- فواتير المبيعات
- إشعارات الدائن
- إشعارات المدين
- عروض الأسعار
- العقود
- العملاء
- الموردون
- المنتجات
- الموظفون
- الأقسام
- سجلات الحضور
- طلبات الإجازة
- دورات الرواتب
- المشاريع
- الفئات
- سجلات العهد
- أعضاء الفريق
- الإعدادات
التصفية حسب النطاق الزمني
اختر تاريخ بداية ونهاية لرؤية النشاط خلال تلك الفترة فقط. مفيد للتدقيقات التي تغطي شهراً أو ربعاً أو سنة مالية محددة.
التصفية حسب المستخدم
اختر عضو فريق محدداً لرؤية إجراءاته فقط. مفيد لمراجعة عمل شخص معين أو التحقيق في مسألة.
دمج المرشحات
يمكن دمج جميع المرشحات معاً. على سبيل المثال، يمكنك عرض جميع إجراءات الحذف على فواتير المبيعات بواسطة مستخدم محدد خلال شهر يناير. تعمل المرشحات معاً لتضييق النتائج تدريجياً.
أنواع الإجراءات بالتفصيل
إنشاء
يُسجّل عند إضافة سجل جديد إلى النظام. يعرض قسم التفاصيل جميع الحقول التي تم تعيينها أثناء الإنشاء.
أمثلة:
- تم رفع فاتورة مشتريات جديدة وتأكيدها
- تمت إضافة عميل جديد إلى قاعدة البيانات
- تم إنشاء سجل موظف جديد في الموارد البشرية
تحديث
يُسجّل عند تعديل سجل موجود. يعرض قسم التفاصيل الحقول التي تغيّرت، مع القيمة السابقة والقيمة الجديدة جنباً إلى جنب.
أمثلة:
- تغيّرت حالة فاتورة من مسودة إلى مؤكدة
- تم تحديث رقم هاتف عميل
- تم تغيير صلاحيات عضو فريق
حذف
يُسجّل عند إزالة سجل من النظام. يلتقط قسم التفاصيل حالة السجل وقت الحذف.
أمثلة:
- تم حذف فاتورة مسودة
- تمت إزالة فئة
- تمت إزالة عضو فريق من المستأجر
تسجيل دخول
يُسجّل عند مصادقة مستخدم ووصوله إلى المستأجر. يتضمن معلومات الجلسة الأساسية.
تسجيل خروج
يُسجّل عند تسجيل خروج المستخدم صراحةً. يميّز بين تسجيل الخروج اليدوي وانتهاء صلاحية الجلسة.
مسار التدقيق للامتثال
يعمل سجل النشاط كمسار تدقيق رسمي مناسب للامتثال التنظيمي والحوكمة الداخلية:
سلامة البيانات
- الإدخالات قابلة للإضافة فقط ولا يمكن تعديلها أو حذفها
- كل إدخال مختوم بوقت الخادم لمنع التلاعب
- تُلتقط هوية المستخدم من الجلسة المصادق عليها، وليس من إدخال المستخدم
الاحتفاظ
تُحتفظ ببيانات سجل النشاط طوال عمر مستأجرك. لا يوجد حذف تلقائي. إذا كنت بحاجة لتصدير البيانات التاريخية للأرشفة طويلة الأمد، استخدم وظيفة التصدير.
التصدير
يمكنك تصدير سجل النشاط بصيغة CSV للتحليل دون اتصال أو تقديمه للمدققين. يحترم التصدير مرشحاتك الحالية، بحيث يمكنك تصدير مجموعة فرعية مستهدفة من الإدخالات بدلاً من السجل بالكامل.
للتدقيقات المتعلقة بالامتثال، اضبط مرشحاتك على النطاق الزمني وأنواع الكيانات ذات الصلة قبل التصدير. ينتج هذا تقريراً مركّزاً يسهل على المدققين مراجعته مقارنة بالسجل الكامل.
من يمكنه الوصول إلى سجل النشاط
فقط المستخدمون ذوو دور المسؤول أو الأعضاء ذوو الوصول الكامل إلى قسم صلاحيات الإعدادات يمكنهم عرض سجل النشاط. هذا يمنع المستخدمين غير المخولين من رؤية من فعل ماذا عبر المنظمة.
حالات الاستخدام الشائعة
التحقيق في تغييرات البيانات
إذا بدا مبلغ فاتورة خاطئاً، افتح سجل النشاط وصفّي حسب نوع كيان الفاتورة وابحث عن رقم الفاتورة. سترى كل تغيير أُجري على هذا السجل، ومن أجراه، ومتى.
مراقبة نشاط الفريق
صفّي حسب عضو فريق محدد لمراجعة إجراءاته الأخيرة. مفيد أثناء فترة التأهيل للتحقق من أن أعضاء الفريق الجدد يتبعون إجراءاتك بشكل صحيح.
المراجعة الأمنية
صفّي لإجراءات تسجيل الدخول وتسجيل الخروج لمراجعة أنماط الوصول. ابحث عن عمليات تسجيل دخول في أوقات غير معتادة أو من مواقع غير متوقعة أو محاولات تسجيل دخول فاشلة قد تشير إلى وصول غير مصرّح به.
التدقيق في نهاية الفترة
في نهاية الشهر أو الربع، صدّر سجل النشاط لتلك الفترة. يمنحك هذا سجلاً كاملاً لجميع المعاملات التجارية والتغييرات لمراجعتك المالية أو التنظيمية.