إدارة العهد النقدية
يدير نظام العهد في شاري المصروفات النثرية والسلف النقدية المُعطاة للموظفين لتغطية مصاريف العمل. يتتبع من استلم النقد وكم لديه وكم أنفق وكم يجب عليه إرجاعه.
ما هي العهدة / المصروفات النثرية
العهدة (وتسمى أيضاً المصروفات النثرية أو السلفة النقدية) هي أموال تُعطى للموظف لتغطية مصاريف العمل اليومية -- مستلزمات المكتب والوقود والإصلاحات البسيطة والوجبات أثناء الزيارات الميدانية وتكاليف مشابهة. يكون الموظف مسؤولاً عن تتبع كيفية إنفاق الأموال وإرجاع أي رصيد غير مُستخدم.
يستبدل نظام العهد في شاري الدفاتر الورقية والتتبع اليدوي بسير عمل رقمي منظم.
نظام العهد منفصل عن الرواتب. أموال العهد ليست راتباً ولا تخضع لاستقطاعات الضرائب أو التأمين. هي أموال تشغيلية موكلة للموظف.
إنشاء سجلات العهد
لإنشاء سجل عهدة جديد:
- انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > العهد.
- انقر على عهدة جديدة أو إضافة عهدة.
- اختر الموظف الذي سيستلم النقد.
- أدخل المبلغ المُعطى.
- حدد تاريخ العهدة.
- أضف أي ملاحظات حول الغرض (اختياري).
- انقر على إرسال أو حفظ.
يتم إنشاء سجل العهدة ويدخل في سير عمل الموافقة.
سير عمل طلب العهدة
تتبع طلبات العهد مساراً للموافقة لضمان التفويض المناسب:
مسودة → بانتظار الموافقة → نشطة
→ مرفوضة
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء طلب العهدة ولم يُرسل بعد |
| بانتظار الموافقة | تم إرسال العهدة وتنتظر الموافقة |
| نشطة | تمت الموافقة على الطلب وتم صرف النقد؛ الموظف يستخدمه حالياً |
| مرفوضة | تم رفض الطلب؛ لا يتم صرف أموال |
| مُصفّاة | تم تسوية جميع الأموال (أُنفقت أو أُعيدت) |
الموافقة على العهدة
- انتقل إلى قائمة العهد وصفّي حسب حالة بانتظار الموافقة.
- افتح طلب العهدة وراجع المبلغ والغرض.
- انقر على موافقة أو رفض.
- عند الموافقة، يُضاف المبلغ إلى رصيد عهدة الموظف.
فقط المستخدمون ذوو صلاحيات الموارد البشرية المناسبة يمكنهم الموافقة على طلبات العهد. تأكد من تهيئة سلسلة الموافقة لمنع الموظفين من الموافقة على طلبات عهدهم الخاصة.
إيصالات العهدة
بعد الموافقة على العهدة وصرفها، يمكنك إنشاء إيصال:
- افتح سجل العهدة.
- انقر على إنشاء إيصال أو أيقونة PDF.
- ينشئ النظام إيصال PDF يوثق العهدة.
يتضمن الإيصال:
- اسم الموظف ورقم الهوية
- المبلغ المصروف
- تاريخ الصرف
- الغرض أو الملاحظات
- مساحة للتوقيعات (الموظف والمعتمِد)
اطبع إيصالات العهد واحصل على توقيع الموظفين عند الصرف. يُنشئ هذا مساراً ورقياً يُكمّل السجل الرقمي.
تعيين العهد للموظفين
يمكن أن يكون لكل موظف سجل عهدة واحد أو أكثر نشط. يتتبع النظام جميع العهد لكل موظف ويحتفظ برصيد جارٍ.
عند تعيين العهدة، ضع في اعتبارك:
- الرصيد الحالي -- تحقق من رصيد العهدة الحالي للموظف قبل إصدار أموال إضافية.
- الغرض -- يمكن أن تخدم العهد المختلفة أغراضاً مختلفة (مثلاً، واحدة لمستلزمات المكتب وأخرى لرحلة عمل).
- حدود المبالغ -- ضع إرشادات تنظيمية لحدود مبالغ العهد القصوى.
يمكنك مشاهدة جميع العهد المعيّنة لموظف من قسم العهد في ملفه الشخصي أو من قائمة العهد الرئيسية المفلترة حسب الموظف.
عكس العهدة
إذا تم إصدار عهدة بالخطأ أو كانت بحاجة للإلغاء، يمكنك عكسها:
- افتح سجل العهدة.
- انقر على عكس أو إلغاء العهدة.
- أكّد عملية العكس.
عند عكس العهدة:
- يُخصم مبلغ العهدة من إجمالي المبالغ المستلمة للموظف.
- تتغير حالة العهدة لتعكس العكس.
- يُعاد حساب رصيد عهدة الموظف الإجمالي.
اعكس العهدة فقط إذا لم يتم تسليم النقد فعلياً للموظف أو إذا تم إرجاع المبلغ بالكامل قبل أي إنفاق. إذا كانت قد تم تقديم تقارير مصروفات مقابل العهدة، يجب معالجة تلك التقارير من خلال عملية المصروفات اليومية بدلاً من ذلك. انظر تقارير المصروفات اليومية لمزيد من التفاصيل.