تقارير المصروفات اليومية

تقارير المصروفات اليومية هي الطريقة التي يُحاسب بها الموظفون عن الأموال المنفقة من رصيد عهدتهم. يُفصّل كل تقرير ما تم شراؤه وكم تم إنفاقه ويوفر إيصالات كإثبات. تتناول هذه الصفحة إنشاء تقارير المصروفات وتقديمها ومراجعتها.

إنشاء تقارير المصروفات اليومية

لإنشاء تقرير مصروفات يومي جديد:

1. انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > العهد > المصروفات اليومية (أو ادخل إليها من قسم عهدة الموظف).
2. انقر على تقرير جديد أو إضافة تقرير يومي.
3. اختر الموظف (أو يكون مُعبأ مسبقاً إذا كنت تُنشئ من ملفه الشخصي).
4. حدد تاريخ التقرير.
5. اختيارياً اربط التقرير بـ سجل عهدة محدد.
6. احفظ عنوان التقرير، ثم أضف المصروفات الفردية.

معلومات

يمكن ربط تقرير المصروفات اليومي بسجل عهدة محدد أو تركه بدون ربط. عند الربط، تُخصم المصروفات من المبلغ المتبقي لتلك العهدة. وعند عدم الربط، تؤثر فقط على رصيد العهدة الإجمالي للموظف.

إضافة مصروفات فردية مع التفاصيل

يحتوي كل تقرير يومي على إدخال مصروفات فردي واحد أو أكثر. لكل مصروف:

1. انقر على إضافة مصروف داخل التقرير.
2. أدخل وصف المصروف (مثلاً، "مستلزمات مكتبية - ورق طابعة").
3. أدخل المبلغ المنفق.
4. اختر الفئة إن وُجدت.
5. أرفق إيصالاً إن توفر.
6. احفظ إدخال المصروف.

يمكنك إضافة أي عدد من المصروفات الفردية في تقرير يومي واحد.

حقول المصروفات

الحقل	الوصف	مطلوب
الوصف	ما تم شراؤه أو دفعه	نعم
المبلغ	كم تم إنفاقه	نعم
الفئة	تصنيف المصروف	لا
الإيصال	صورة أو PDF للإيصال	لا
ملاحظات	تفاصيل إضافية	لا

تلميح

أضف المصروفات على مدار اليوم فور حدوثها. من الأسهل تسجيل المشتريات فوراً بدلاً من إعادة بناء يوم كامل من الإنفاق من الذاكرة.

إرفاق الإيصالات (صور/PDF)

توفر الإيصالات إثبات الشراء وهي جزء مهم من المحاسبة على المصروفات:

• إيصالات مصورة -- التقط صورة للإيصال الورقي بهاتفك. التنسيقات المدعومة: JPG، PNG، HEIC، HEIF.
• إيصالات PDF -- ارفع الإيصالات الرقمية المستلمة عبر البريد الإلكتروني كملفات PDF.

لإرفاق إيصال:

1. افتح إدخال المصروف ضمن التقرير اليومي.
2. انقر على زر إرفاق إيصال أو أيقونة المرفقات.
3. اختر الملف من جهازك.
4. يتم رفع الإيصال وربطه بإدخال المصروف.

يمكن لكل مصروف أن يحتوي على مرفق إيصال واحد أو أكثر. يمكن للمراجعين مشاهدة الإيصالات المرفقة عند الموافقة على التقرير.

ملاحظة

تُخزن مرفقات الإيصالات بشكل آمن في مساحة تخزين مستأجرك ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبل المستخدمين ذوي صلاحيات العهد في الموارد البشرية.

تقديم التقارير للموافقة

بمجرد إدخال جميع مصروفات اليوم:

1. راجع التقرير اليومي للتأكد من تضمين جميع المصروفات والإيصالات.
2. تحقق من أن المبلغ الإجمالي يتطابق مع الإنفاق الفعلي.
3. انقر على إرسال لإرسال التقرير للموافقة.

بعد الإرسال، تتغير حالة التقرير من مسودة إلى قيد الانتظار ولا يمكن للمُرسِل تعديله بعد ذلك.

مسودة → قيد الانتظار → معتمد
                      → مرفوض → مسودة (للتصحيحات)

عملية مراجعة التقارير

يقوم المراجعون (عادةً مدراء الموارد البشرية أو الموظفون الماليون) بمعالجة التقارير المُقدمة:

1. انتقل إلى قائمة المصروفات اليومية وصفّي حسب حالة قيد الانتظار.
2. افتح تقريراً مُقدماً.
3. راجع كل إدخال مصروف:
   • هل الوصف واضح ومعقول؟
   • هل المبلغ مناسب للمصروف؟
   • هل مرفق إيصال للمشتريات الكبيرة؟
4. تحقق من الإجمالي مقابل رصيد عهدة الموظف.
5. انقر على موافقة أو رفض.

الموافقة على التقرير

عند الموافقة:

• يُسجل إجمالي المصروفات مقابل رصيد عهدة الموظف (يزيد إجمالي المنفق).
• إذا كان مرتبطاً بعهدة محددة، يتم تخفيض المبلغ المتبقي لتلك العهدة.
• يُحدث رصيد الموظف الإجمالي.

رفض التقرير

عند الرفض:

• يعود التقرير إلى حالة المسودة ليتمكن الموظف من إجراء التصحيحات.
• لا تحدث أي تغييرات في الرصيد حتى يُعاد تقديم التقرير المُصحح ويُعتمد.
• يمكن للمراجع إضافة ملاحظة رفض توضح ما يحتاج تصحيحه.

حذر

راجع تقارير المصروفات بسرعة. تراكم التقارير المعلقة يُصعّب تتبع أرصدة العهد بدقة وقد يؤخر التسوية المالية.

ملفات PDF لتقارير المصروفات

أنشئ ملخص PDF لأي تقرير مصروفات يومي:

1. افتح تقرير المصروفات اليومي.
2. انقر على إنشاء PDF أو أيقونة PDF.
3. ينشئ النظام مستنداً منسقاً.

يتضمن ملف PDF:

• تاريخ التقرير وتفاصيل الموظف
• قائمة مفصلة بجميع المصروفات مع الأوصاف والمبالغ
• إجمالي الإنفاق
• مرجع العهدة المرتبطة (إن وُجد)
• حالة الموافقة وملاحظات المراجع
• مراجع الإيصالات المرفقة

ملف PDF مفيد لـ:

• حفظ نسخ مادية في سجلات الموظفين
• المشاركة مع المالية للتسوية
• توثيق التدقيق

تلميح

أنشئ ملفات PDF لتقارير المصروفات المعتمدة في نهاية كل شهر. يُنشئ هذا مساراً ورقياً شهرياً يُكمّل السجلات الرقمية في شاري.