إنذارات الموظفين
يوفر نظام الإنذارات في شاري نهجاً رسمياً وموثقاً للإجراءات التأديبية للموظفين. يمكنك إصدار إنذارات بمستويات شدة مختلفة، وتتبع سجل الإنذارات لكل موظف، وإنشاء خطابات إنذار رسمية بصيغة PDF.
نظرة عامة على نظام الإنذارات
تعمل الإنذارات كسجل منظم للإجراءات التأديبية. تُنشئ مساراً للتدقيق يحمي المؤسسة والموظف على حد سواء من خلال توثيق:
- السلوك أو الحادثة التي استدعت الإنذار
- شدة الإنذار
- تاريخ إصدار الإنذار
- إقرار الموظف (إن وُجد)
مسار الإنذارات الواضح مهم للامتثال لأنظمة العمل. في كثير من الأنظمة القضائية، يتطلب إنهاء الخدمة توثيق إجراءات تأديبية تدريجية. يساعدك نظام الإنذارات في شاري في الحفاظ على هذا التوثيق.
مستويات الإنذار والشدة
تُصنف الإنذارات حسب الشدة لتعكس جسامة المشكلة:
| المستوى | الوصف | الاستخدام النموذجي |
|---|---|---|
| شفهي | الأقل شدة؛ تدوين رسمي لمحادثة | مخالفات بسيطة، حوادث لأول مرة |
| كتابي | إشعار كتابي عام | مخالفات بسيطة إلى متوسطة |
| كتابي أول | إشعار كتابي أول رسمي | مخالفات بسيطة متكررة أو مخالفات متوسطة |
| كتابي ثانٍ | إشعار كتابي مُصعّد | استمرار السلوك بعد الإنذار الأول |
| نهائي | أشد إنذار قبل اتخاذ إجراء إضافي | مخالفات جسيمة أو نمط من المخالفات المتكررة |
| إيقاف عن العمل | إيقاف الموظف عن العمل | مخالفات شديدة تتطلب إبعاداً فورياً عن مكان العمل |
| إنهاء خدمة | إشعار بإنهاء خدمة الموظف | أشد المخالفات أو استنفاد الإجراءات التأديبية التدريجية |
مستويات الإنذار تصاعدية. تتدرج المؤسسات عادة عبر المستويات إذا لم يتحسن السلوك. ومع ذلك، قد تستدعي المخالفات الجسيمة الانتقال مباشرة إلى مستوى أعلى.
إصدار الإنذارات
لإصدار إنذار:
- انتقل إلى إدارة الموارد البشرية > الإنذارات.
- انقر على إنذار جديد أو إضافة إنذار.
- اختر الموظف الذي يتلقى الإنذار.
- اختر مستوى الإنذار (شفهي، كتابي، كتابي أول، كتابي ثانٍ، نهائي، إيقاف عن العمل، أو إنهاء خدمة).
- أدخل تاريخ الإنذار.
- قدّم سبباً/وصفاً مفصلاً للحادثة أو السلوك.
- أرفق اختيارياً مستندات أو أدلة داعمة.
- انقر على حفظ.
أفضل الممارسات لكتابة وصف الإنذار
- كن محدداً بشأن الحادثة: اذكر التواريخ والأوقات والأماكن.
- أشر إلى سياسات الشركة أو القواعد التي تم انتهاكها.
- سجّل أي محادثات أو إنذارات سابقة متعلقة بنفس المشكلة.
- وصف السلوك المتوقع مستقبلاً.
- حافظ على لغة مهنية وموضوعية.
اكتب أوصاف الإنذارات كما لو أنها قد تُراجع من قبل جهة عمالية. التوثيق الموضوعي والمفصل والمهني يحمي مؤسستك في النزاعات.
تتبع حالة الإنذار
لكل إنذار حالة:
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء الإنذار ولم يتم اعتماده بعد |
| بانتظار الإقرار | تم إصدار الإنذار وينتظر إقرار الموظف |
| تم الإقرار | أقر الموظف باستلام الإنذار |
| مُعترض عليه | اعترض الموظف على الإنذار |
| قُبل الاعتراض | تم قبول اعتراض الموظف وإلغاء الإنذار |
| رُفض الاعتراض | تم رفض اعتراض الموظف |
| منتهي الصلاحية | انتهت فترة سريان الإنذار |
| مُغلق | تم إغلاق الموضوع |
| ملغي | تم إلغاء الإنذار قبل إتمامه |
يساعد تتبع الحالات فرق الموارد البشرية في متابعة الإنذارات التي تحتاج متابعة والتي تمت معالجتها بالكامل.
خطابات الإنذار (إنشاء PDF)
أنشئ خطابات إنذار رسمية بصيغة PDF للطباعة وتوقيع الموظف:
- افتح سجل الإنذار.
- انقر على إنشاء خطاب أو أيقونة PDF.
- ينشئ النظام خطاب إنذار احترافي.
يتضمن الخطاب المُنشأ:
- ترويسة الشركة والشعار
- اسم الموظف ورقم الهوية والقسم
- مستوى الإنذار وتاريخه
- وصف مفصل للحادثة أو السلوك
- الإشارة إلى سياسة الشركة (إذا تم تضمينها في الوصف)
- مساحة لتوقيع الموظف وتاريخ الإقرار
- مساحة لتوقيع ممثل الموارد البشرية أو المدير
تُنشأ خطابات الإنذار بلغة النظام المُهيّأة. يتم دعم التنسيقين العربي والإنجليزي، مع استخدام اسم الموظف المقابل لكل لغة.
الطباعة والتوقيع
بعد إنشاء ملف PDF:
- اطبع نسختين من خطاب الإنذار.
- اطلب من الموظف قراءة وتوقيع كلتا النسختين.
- احتفظ بنسخة موقعة في ملف الموظف.
- أعطِ النسخة الموقعة الأخرى للموظف.
سجل إنذارات الموظف
اعرض سجل الإنذارات الكامل لأي موظف:
- افتح الملف الشخصي للموظف.
- انتقل إلى قسم الإنذارات.
- شاهد قائمة زمنية بجميع الإنذارات الصادرة لهذا الموظف.
يعرض عرض السجل:
- تاريخ الإنذار
- مستوى الإنذار
- ملخص مختصر للسبب
- الحالة الحالية
يساعد هذا العرض الموحد موظفي الموارد البشرية في فهم السياق التأديبي الكامل قبل اتخاذ قرارات بشأن إجراءات إضافية.
سجلات الإنذارات دائمة ولا يمكن حذفها. يضمن هذا سلامة السجل التأديبي. إذا تم إصدار إنذار بالخطأ، حدّث حالته إلى مُغلق مع ملاحظة توضح التصحيح.