تحويل عرض السعر إلى عقد

بالنسبة للمشاريع أو الارتباطات التي تتطلب اتفاقيات رسمية قبل بدء الفوترة، يمكنك تحويل عرض سعر مؤكد إلى عقد بيع. يضيف العقد شروطاً قانونية وأحكاماً وإمكانيات التوقيع الرقمي على الأسعار المعروضة.

كيفية التحويل

1. انتقل إلى المبيعات > عروض الأسعار.
2. افتح عرض السعر المؤكد الذي تريد تحويله.
3. انقر على تحويل إلى عقد.
4. يقوم شاري بإنشاء عقد بيع جديد معبأ مسبقاً ببيانات عرض السعر.
5. أضف التفاصيل الخاصة بالعقد:
   • شروط وأحكام العقد -- البنود القانونية، الجداول الزمنية للتسليم، الضمانات، جداول الدفع.
   • تاريخ البداية وتاريخ النهاية -- الفترة التي يغطيها العقد.
   • ملاحظات إضافية -- أي معلومات تكميلية للعقد.
6. احفظ العقد.

يتم إنشاء العقد الجديد بحالة مسودة.

ملاحظة

يمكن تحويل عروض الأسعار بحالة مؤكد فقط إلى عقود. لا يمكن تحويل عروض الأسعار في حالة المسودة أو الملغاة.

إضافة شروط وأحكام العقد

بعد التحويل، ستحتاج عادةً إلى إضافة شروط لم تكن جزءاً من عرض السعر الأصلي:

• شروط الدفع -- متى وكيف تُستحق الدفعات (مثلاً، 50% مقدماً و50% عند التسليم).
• جدول التسليم -- المراحل وتواريخ التسليم المتوقعة.
• الضمان والدعم -- الالتزامات بعد البيع.
• بنود المسؤولية -- حدود المسؤولية وحل النزاعات.
• شروط الإنهاء -- كيف يمكن لأي طرف إنهاء العقد مبكراً.

تظهر هذه الشروط في ملف PDF للعقد إلى جانب بنود الأصناف المنقولة من عرض السعر.

متطلبات التوقيع الرقمي

قبل أن يُعتبر العقد ملزماً، يحتاج إلى توقيعات. يدعم شاري ثلاثة أنواع من التوقيعات الرقمية على العقود:

1. توقيع العميل -- يوقع العميل إلكترونياً للإشارة إلى قبوله.
2. توقيع البائع -- يوقع ممثلك لتأكيد التزام الشركة.
3. ختم الشركة -- يتم تطبيق الختم الرسمي لمؤسستك (يُرفع في الإعدادات).

عند نقل العقد إلى حالة بانتظار التوقيع، تبدأ عملية جمع التوقيعات. انظر التوقيعات الرقمية للاطلاع على التفاصيل الكاملة حول كيفية عمل التوقيعات.

معلومات

يجب جمع أنواع التوقيعات الثلاثة جميعها قبل اعتبار العقد موقعاً بالكامل. ترتيب التوقيعات مرن -- يمكن للعميل التوقيع أولاً، أو يمكن للبائع التوقيع أولاً.

دورة حياة العقد بعد التحويل

بمجرد إنشائه من عرض السعر، يتبع العقد سير العمل التالي:

1. مسودة -- يتم إعداد العقد. جميع الحقول قابلة للتعديل. أضف الشروط، وعدّل بنود الأصناف، ونقّح المستند.

2. بانتظار التوقيع -- تم إنهاء العقد وإرساله للتوقيع. يتم قفل المحتوى الأساسي لضمان أن جميع الأطراف يوقعون على نفس المستند.

3. موقّع -- تم جمع جميع التوقيعات المطلوبة. أصبح العقد الآن اتفاقية ملزمة. في هذه المرحلة، يمكنك:

   • إنشاء فاتورة من العقد الموقّع.
   • الاحتفاظ به كمستند مرجعي.

4. ملغى -- تم إلغاء العقد. يمكن أن يحدث هذا في أي مرحلة قبل اكتمال التوقيع.

البيانات المنقولة من عرض السعر

الحقل	السلوك
العميل	يُنسخ مباشرة.
بنود الأصناف	يتم نسخ جميع الأصناف والكميات والأوصاف والأسعار.
الخصومات	يتم نقل خصومات كل بند.
نسب الضريبة	يتم الحفاظ على إعدادات الضريبة لكل بند.
الملاحظات	يتم نسخ ملاحظات عرض السعر إلى ملاحظات العقد.

يحتفظ عرض السعر الأصلي برابط إلى العقد المُنشأ، ويعرض العقد عرض السعر الذي نشأ منه.

تلميح

عند تحويل عرض سعر إلى عقد، اغتنم الفرصة لمراجعة بنود الأصناف مرة أخيرة. يصعب تعديل العقود بعد جمع التوقيعات، لذا تأكد من أن النطاق والأسعار صحيحة تماماً قبل الانتقال إلى مرحلة التوقيع.