تحويل عرض السعر إلى فاتورة
عندما يقبل العميل عرض السعر الخاص بك، يمكنك تحويله إلى فاتورة مبيعات بنقرة واحدة. يوفر هذا الوقت من خلال نقل جميع التفاصيل التي أدخلتها مسبقاً، ويُنشئ رابطاً قابلاً للتتبع بين عرض السعر والفاتورة الناتجة.
كيفية التحويل
- انتقل إلى المبيعات > عروض الأسعار.
- افتح عرض السعر المؤكد الذي تريد تحويله.
- انقر على تحويل إلى فاتورة.
- يقوم شاري بإنشاء فاتورة مبيعات جديدة معبأة مسبقاً ببيانات عرض السعر.
- راجع الفاتورة وأجرِ أي تعديلات ضرورية (التواريخ، أصناف إضافية، شروط الدفع).
- احفظ الفاتورة.
تبدأ الفاتورة الجديدة بحالة مسودة، مما يمنحك فرصة للمراجعة والتعديل قبل الإرسال للاعتماد.
يمكن تحويل عروض الأسعار بحالة مؤكد فقط إلى فواتير. إذا كان عرض السعر لا يزال في حالة مسودة، قم بتأكيده أولاً. إذا تم إلغاؤه، ستحتاج إلى إنشاء عرض سعر جديد.
البيانات التي يتم نقلها
يتم نسخ الحقول التالية تلقائياً من عرض السعر إلى الفاتورة الجديدة:
| الحقل | السلوك |
|---|---|
| العميل | يُنسخ مباشرة. |
| بنود الأصناف | يتم نسخ جميع الأصناف والكميات والأوصاف والأسعار. |
| الخصومات | يتم نقل خصومات كل بند. |
| نسب الضريبة | يتم الحفاظ على إعدادات الضريبة لكل بند. |
| الملاحظات | يتم نسخ ملاحظات عرض السعر إلى حقل ملاحظات الفاتورة. |
| الشروط | يتم نسخ شروط عرض السعر إلى حقل شروط الفاتورة. |
الحقول التي لا يتم نسخها (لأنها خاصة بالفاتورة):
| الحقل | السلوك |
|---|---|
| تاريخ الفاتورة | يكون تاريخ اليوم افتراضياً. |
| تاريخ الاستحقاق | يُحدد بناءً على شروط الدفع الافتراضية لديك. |
| رقم الفاتورة | يتم إنشاء رقم تسلسلي جديد. |
| حقول ZATCA | يتم إنشاؤها من جديد أثناء عملية اعتماد الفاتورة. |
التعديل بعد التحويل
بما أن الفاتورة الجديدة تُنشأ بحالة مسودة، فلديك تحكم كامل في التعديل:
- إضافة أو إزالة بنود الأصناف.
- تعديل الكميات أو الأسعار (إذا تفاوض العميل على تغييرات).
- تحديث تاريخ الاستحقاق أو شروط الدفع.
- إضافة ملاحظات خاصة بالفاتورة.
التغييرات على الفاتورة لا تؤثر على عرض السعر الأصلي. يبقى عرض السعر كسجل تاريخي لما تم عرضه في الأصل.
تتبع روابط عرض السعر والفاتورة
يحافظ شاري على مرجع بين عرض السعر والفاتورة:
- في صفحة تفاصيل الفاتورة، سترى مرجع "عرض السعر المصدر" مع رقم عرض السعر. بالنقر عليه يفتح عرض السعر الأصلي.
- في صفحة تفاصيل عرض السعر، سترى قسم "الفاتورة المرتبطة" يعرض الفاتورة التي تم إنشاؤها من عرض السعر هذا.
يساعد هذا الربط في التدقيق والإجابة على أسئلة مثل "ما الذي عرضناه على هذا العميل في الأصل؟" أو "أي عرض سعر أدى إلى هذه الفاتورة؟"
إذا طلب العميل تغييرات على عرض السعر قبل تحويله، قم بتحديث عرض السعر وإعادة تأكيده بدلاً من التحويل أولاً ثم تعديل الفاتورة. هذا يحافظ على دقة سجلات عروض الأسعار ويُظهر بالضبط ما وافق عليه العميل.
تحويل عرض السعر عدة مرات
يمكن تحويل عرض السعر الواحد إلى فاتورة واحدة فقط. إذا كنت بحاجة إلى إنشاء عدة فواتير من نفس العمل المعروض (مثلاً، التقسيم إلى دفعات أقساط)، قم بتحويل عرض السعر مرة واحدة ثم أنشئ فواتير دفعات إضافية يدوياً مع الإشارة إلى الفاتورة الأولى.
إذا لم يتم التحويل كما هو مخطط وتحتاج إلى البدء من جديد، يمكنك حذف الفاتورة المسودة وتحويل عرض السعر مرة أخرى.