إنشاء فواتير المبيعات

فواتير المبيعات هي المستندات الأساسية التي تصدرها للعملاء عند الفوترة مقابل السلع أو الخدمات. يدعم شاري إنشاء الفواتير من البداية، أو من عرض سعر قائم، أو من عقد موقّع.

إنشاء فاتورة من البداية

1. انتقل إلى المبيعات > الفواتير في الشريط الجانبي.
2. انقر على إنشاء فاتورة.
3. املأ الحقول المطلوبة:
   • العميل -- اختر عميلاً موجوداً أو أنشئ عميلاً جديداً مباشرة.
   • تاريخ الفاتورة -- يُحدد تلقائياً بتاريخ اليوم، لكن يمكن تعديله.
   • تاريخ الاستحقاق -- الموعد المتوقع للدفع.
   • نوع الفاتورة -- اختر نوع المستند (انظر أدناه).
4. أضف بنوداً تتضمن المنتجات والكميات والأسعار وأي خصومات مطبقة.
5. راجع المجموع الفرعي المحسوب وضريبة القيمة المضافة والإجمالي.
6. انقر على حفظ كمسودة لمتابعة التعديل لاحقاً، أو تقديم للموافقة لتقديم الفاتورة.

الحقول المطلوبة

الحقل	الوصف
العميل	المشتري الذي يستلم الفاتورة. يجب أن يكون لديه اسم صالح كحد أدنى. للتوافق مع ZATCA، يُشترط أيضاً رقم ضريبي وعنوان وطني.
تاريخ الفاتورة	تاريخ إصدار الفاتورة.
تاريخ الاستحقاق	الموعد النهائي للدفع.
بند واحد على الأقل	يجب أن تحتوي كل فاتورة على بند واحد على الأقل يتضمن كمية وسعر الوحدة.

أنواع الفواتير

يدعم شاري أربعة أنواع من المستندات، كل منها يخدم غرضاً مختلفاً:

الفاتورة العادية

النوع الافتراضي. استخدمه لعمليات البيع العادية للسلع أو الخدمات. هذا ما تصدره معظم الشركات في عملياتها اليومية.

إشعار دائن

مستند يُخفّض المبلغ المستحق على فاتورة صادرة سابقاً. يُستخدم للاستردادات أو المرتجعات أو تصحيحات الفوترة. يجب أن تشير إشعارات الدائن إلى الفاتورة الأصلية التي تُعدّلها.

إشعار مدين

مستند يزيد المبلغ المستحق. يُستخدم عند الحاجة لإضافة رسوم بعد إصدار الفاتورة الأصلية. مثل إشعارات الدائن، تشير إشعارات المدين إلى الفاتورة الأصلية.

فاتورة دفعة

تُستخدم للفوترة بالأقساط. عندما يدفع العميل مقابل طلب كبير على دفعات متعددة، يحصل كل قسط على فاتورة دفعة خاصة مرتبطة بعملية البيع الأصلية.

ملاحظة

يُحدد نوع الفاتورة عند الإنشاء ولا يمكن تغييره بعد حفظ الفاتورة. اختر بعناية قبل المتابعة.

الإنشاء من عرض سعر

عندما يؤكد العميل عرض سعر، يمكنك تحويله مباشرة إلى فاتورة مبيعات:

1. افتح عرض السعر المؤكد.
2. انقر على تحويل إلى فاتورة.
3. تُنقل جميع البنود والأسعار وتفاصيل العميل والملاحظات تلقائياً.
4. راجع الفاتورة المُنشأة، وأجرِ أي تعديلات، واحفظها.

تحتفظ الفاتورة برابط يعود إلى عرض السعر المصدر، بحيث يمكنك دائماً تتبع السجل.

الإنشاء من عقد

يمكن أيضاً تحويل عقود المبيعات الموقعة إلى فواتير:

1. افتح عقداً موقعاً.
2. انقر على إنشاء فاتورة.
3. تُملأ بنود العقد وشروطه في الفاتورة الجديدة.
4. عدّل التواريخ وأي تفاصيل نهائية، ثم احفظ.

حفظ المسودات مقابل التقديم

الفواتير في حالة مسودة هي أعمال قيد التنفيذ. لا تكون مرئية للعميل وليس لها أي تبعات ضريبية أو تنظيمية. يمكنك تعديل جميع الحقول بحرية.

عند التقديم للموافقة، تنتقل الفاتورة إلى حالة بانتظار الموافقة. في هذه المرحلة:

• يُثبّت رقم الفاتورة.
• لا يمكن تعديل الحقول الأساسية (العميل، البنود، المبالغ).
• يراجع المعتمد (عادة مدير أو محاسب) الفاتورة ويوافق عليها أو يرفضها.

حذر

بمجرد اعتماد الفاتورة وتقديمها إلى ZATCA، لا يمكن حذفها. لتصحيح فاتورة معتمدة، يجب إصدار إشعار دائن أو إشعار مدين مقابلها.

إرسال الفواتير للعملاء

بعد اعتماد الفاتورة، يمكنك إرسالها للعميل عبر عدة قنوات:

• البريد الإلكتروني -- يرسل شاري بريداً إلكترونياً منسقاً مع ملف PDF للفاتورة مرفقاً. يُسحب عنوان البريد الإلكتروني للعميل من سجله.
• تحميل PDF -- حمّل الفاتورة كملف PDF لمشاركتها يدوياً عبر أي قناة تفضلها (واتساب، تطبيقات المراسلة، إلخ).

يتضمن ملف PDF للفاتورة هوية شركتك البصرية، وتفصيل البنود الكامل، والتفاصيل الضريبية، ورمز QR المتوافق مع ZATCA (إذا كان تكامل ZATCA مفعلاً).

ترقيم الفواتير

يُنشئ شاري أرقام فواتير تسلسلية تلقائياً لمنشأتك. أرقام الفواتير فريدة ضمن منشأتك ولا يمكن إعادة استخدامها، حتى لو أُلغيت الفاتورة.

تلميح

إذا كنت تُصدر فواتير متكررة لنفس العملاء بنفس المنتجات، أنشئ كتالوج المنتجات أولاً. يصبح إنشاء الفواتير أسرع بكثير عندما يمكنك اختيار العناصر من الكتالوج بدلاً من إدخال التفاصيل يدوياً في كل مرة.