التوقيعات الرقمية

يدعم شاري التوقيعات الرقمية على عقود البيع، مما يتيح لجميع الأطراف التوقيع إلكترونياً دون الحاجة إلى الطباعة أو المسح الضوئي أو إرسال مستندات ورقية بالبريد. يتطلب العقد الموقّع بالكامل ثلاثة عناصر: توقيع العميل، توقيع البائع، وختم الشركة.

ثلاثة أنواع من التوقيعات

توقيع العميل

التوقيع الإلكتروني للعميل، الذي يؤكد قبوله لشروط العقد والأسعار.

• يوقع العميل برسم توقيعه على الشاشة (باللمس أو الفأرة).
• يتم التقاط التوقيع وتضمينه في ملف PDF للعقد.
• يسجل طابع زمني الوقت الدقيق الذي وقّع فيه العميل.

توقيع البائع

الممثل من شركتك المخوّل بالالتزام بالعقد.

• يوقع البائع برسم توقيعه على الشاشة.
• يؤكد هذا أن مؤسستك توافق على تقديم السلع أو الخدمات الموصوفة في العقد.
• يتم تسجيل اسم البائع ودوره إلى جانب التوقيع.

ختم الشركة

الختم أو الطابع الرسمي لمؤسستك، يُطبّق رقمياً على العقد.

• يتم رفع صورة ختم الشركة مرة واحدة في الإعدادات > الملف التعريفي للشركة.
• عند تطبيق الختم على عقد، يضع شاري الصورة المرفوعة في المنطقة المخصصة للختم على PDF.
• يُعد الختم بمثابة المصادقة المؤسسية على العقد.

معلومات

يجب جمع التوقيعات الثلاثة جميعها ليصل العقد إلى حالة موقّع. ترتيب جمع التوقيعات مرن -- يمكن للبائع التوقيع أولاً، أو العميل أولاً، أو يمكنهم التوقيع في وقت واحد.

كيفية توقيع عقد

جمع توقيع العميل

1. افتح العقد بحالة بانتظار التوقيع.
2. اطلب من العميل رسم توقيعه على الشاشة باستخدام لوحة التوقيع.
3. أكّد لتطبيق التوقيع على العقد.

إضافة توقيع البائع

1. افتح العقد بحالة بانتظار التوقيع.
2. انقر على التوقيع كبائع.
3. ارسم توقيعك على الشاشة.
4. أكّد لتطبيقه على العقد.

تطبيق ختم الشركة

1. افتح العقد.
2. انقر على تطبيق ختم الشركة.
3. يتم وضع صورة الختم من إعدادات شركتك على العقد.
4. أكّد الوضع.

ملاحظة

يمكن فقط للمستخدمين الذين لديهم الصلاحيات المناسبة التوقيع نيابة عن البائع أو تطبيق ختم الشركة. تحقق مع المسؤول إذا لم تظهر لك هذه الخيارات.

رفع ختم الشركة

قبل أن تتمكن من تطبيق ختم الشركة على العقود، تحتاج إلى رفع صورة الختم:

1. انتقل إلى الإعدادات > الملف التعريفي للشركة.
2. انتقل إلى قسم ختم الشركة.
3. انقر على رفع الختم واختر ملف صورة (يُنصح بصيغة PNG لدعم الشفافية).
4. سيتم استخدام الصورة المرفوعة على جميع العقود مستقبلاً.

يجب أن تكون صورة الختم مسحاً ضوئياً واضحاً وعالي الدقة أو صورة فوتوغرافية للختم الفعلي لشركتك. الخلفية الشفافة (PNG مع قناة ألفا) تعطي أفضل النتائج على ملف PDF للعقد.

تلميح

استخدم صورة مربعة أو دائرية بخلفية شفافة للحصول على أنظف مظهر على العقود. الصور ذات الخلفية البيضاء ستغطي النص الموجود خلفها على PDF.

التحقق من التوقيعات

يتضمن كل توقيع رقمي في شاري بيانات وصفية للتحقق:

البيان	الوصف
اسم الموقّع	اسم الشخص الذي وقّع.
الطابع الزمني	التاريخ والوقت الدقيق لتطبيق التوقيع.

يتم تخزين هذه المعلومات مع سجل العقد ويمكن مراجعتها في عرض تفاصيل العقد تحت تبويب التوقيعات.

تحويل العقود الموقّعة إلى فواتير

بمجرد حصول العقد على التوقيعات الثلاثة جميعها، يصبح ملزماً بالكامل، ويمكنك إنشاء فواتير منه:

1. افتح العقد الموقّع.
2. انقر على إنشاء فاتورة.
3. يتم إنشاء فاتورة مبيعات جديدة ببنود أصناف العقد وتفاصيل العميل.
4. حدد تاريخ الفاتورة وتاريخ الاستحقاق وأي تفاصيل خاصة بالدفع.
5. احفظ الفاتورة كمسودة أو أرسلها للاعتماد.

تحتفظ الفاتورة بمرجع يعود إلى العقد، بحيث يمكنك دائماً تتبع العقد الذي نشأت منه فاتورة معينة.

بالنسبة للعقود ذات التسليمات المتعددة أو الدفعات المرحلية، يمكنك إنشاء عدة فواتير على مدار فترة العقد، كل منها تغطي جزءاً محدداً من العمل.

حذر

لا يمكن تعديل العقود الموقّعة أو إلغاؤها من خلال سير العمل العادي. إذا كان العقد يحتاج إلى تعديل بعد التوقيع، أنشئ عقداً جديداً (ملحق أو تعديل) يشير إلى العقد الأصلي، واطلب من جميع الأطراف توقيع النسخة الجديدة.