رفع الفواتير
الرفع هو أسرع طريقة لإدخال فاتورة إلى شاري. بمجرد رفع الملف، يقوم النظام بتخزينه بشكل آمن ويبدأ تحليل الذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات الفاتورة تلقائيًا.
كيفية الرفع
انتقل إلى المشتريات من القائمة الرئيسية، ثم استخدم أيًا من الطريقتين التاليتين:
السحب والإفلات
اسحب ملفًا واحدًا أو أكثر من ملفات الفواتير مباشرةً إلى منطقة الرفع في صفحة المشتريات. يتم تمييز منطقة الرفع عند سحب ملف فوقها.
مستعرض الملفات
انقر على زر الرفع لفتح مستعرض الملفات على جهازك. اختر ملفًا واحدًا أو أكثر وأكد الاختيار. على الأجهزة المحمولة، يتيح لك هذا أيضًا التقاط صورة لفاتورة ورقية باستخدام الكاميرا.
الصيغ المدعومة
يقبل شاري أنواع الملفات التالية لفواتير المشتريات:
| الصيغة | الامتداد | ملاحظات |
|---|---|---|
.pdf | الصيغة الأكثر شيوعًا للفواتير الرقمية | |
| JPEG | .jpg، .jpeg | صور الفواتير الورقية |
| PNG | .png | لقطات الشاشة أو الفواتير الممسوحة ضوئيًا |
| HEIC | .heic | صيغة الصور الافتراضية في أجهزة iPhone الحديثة |
| HEIF | .heif | نسخة بديلة من صيغة الصور عالية الكفاءة |
يجب أن تكون الملفات واضحة ومقروءة ليعمل استخراج الذكاء الاصطناعي بشكل جيد. الصور الضبابية أو المسح الضوئي المائل بشدة أو الصور منخفضة الدقة قد تنتج نتائج غير مكتملة أو غير دقيقة.
ما يحدث بعد الرفع
بمجرد رفع الملف، يحدث التالي تلقائيًا:
- تخزين الملف -- يتم حفظ الملف في مساحة التخزين الآمنة الخاصة بمنشأتك.
- إنشاء سجل الفاتورة -- يتم إنشاء سجل فاتورة مشتريات جديد بحالة مسودة.
- بدء تحليل الذكاء الاصطناعي -- يبدأ الذكاء الاصطناعي في شاري بقراءة المستند لاستخراج حقول الفاتورة مثل اسم المورد ورقم الفاتورة والتاريخ والإجماليات وبنود الأصناف.
- كشف رمز QR -- إذا احتوت الفاتورة على رمز QR خاص بـ ZATCA، يتم فك تشفيره وإرفاق البيانات بسجل الفاتورة.
- ظهور النتائج -- خلال ثوانٍ، تُملأ البيانات المستخرجة في نموذج الفاتورة لمراجعتك.
يكتمل تحليل الذكاء الاصطناعي عادةً خلال ثوانٍ قليلة. بالنسبة لملفات PDF الكبيرة متعددة الصفحات، قد يستغرق وقتًا أطول قليلاً.
عرض الفواتير المرفوعة
تظهر جميع الفواتير المرفوعة في قائمة المشتريات. يمكنك:
- عرض الملف الأصلي بالنقر على الصورة المصغرة للمرفق أو الرابط.
- مشاهدة البيانات المستخرجة في عرض تفاصيل الفاتورة.
- تصفية القائمة حسب الحالة أو التصنيف أو نطاق التاريخ أو المورد.
- البحث برقم الفاتورة أو اسم المورد أو المبلغ.
إدارة المرفقات
بعد إنشاء الفاتورة، يمكنك إضافة المزيد من الملفات إليها. هذا مفيد عندما تأتي الفاتورة مع مستندات داعمة مثل سندات التسليم أو العقود أو المراسلات.
لإضافة مرفقات:
- افتح عرض تفاصيل الفاتورة.
- استخدم قسم المرفقات لرفع ملفات إضافية.
- يتم ربط الملفات الجديدة بنفس سجل الفاتورة.
يمكنك أيضًا إزالة المرفقات التي أُضيفت بالخطأ، طالما أن الفاتورة ليست تحت حجز قانوني.
الرفع المجمع
يدعم شاري رفع عدة ملفات دفعة واحدة. عند سحب أو اختيار عدة ملفات في وقت واحد:
- ينشئ كل ملف سجل فاتورة منفصل خاص به.
- يعمل تحليل الذكاء الاصطناعي على كل ملف بشكل مستقل.
- تظهر جميع الفواتير الناتجة بحالة مسودة، جاهزة لمراجعتك.
الرفع المجمع مثالي لمعالجة نهاية الشهر عندما يكون لديك مجموعة من الفواتير لإدخالها. ارفعها جميعًا دفعة واحدة، ثم راجع وأكد كل واحدة منها.