الإدخال اليدوي للفواتير
بينما يُعد رفع الملف واستخدام استخراج الذكاء الاصطناعي الطريقة الأسرع، يمكنك أيضًا إنشاء فاتورة مشتريات بالكامل يدويًا. هذا مفيد للفواتير المستلمة شفهيًا، أو الفواتير التي ترغب في تسجيلها قبل وصول المستند الأصلي، أو الحالات التي لا يتوفر فيها الملف الأصلي.
إنشاء فاتورة بدون ملف
لإنشاء فاتورة يدويًا:
- انتقل إلى المشتريات من القائمة الرئيسية.
- انقر على زر فاتورة جديدة أو زر إضافة.
- املأ حقول الفاتورة في النموذج الذي يظهر.
- احفظ الفاتورة.
لا يُشترط رفع ملف. يتم إنشاء سجل الفاتورة بناءً على البيانات التي تُدخلها.
الحقول المطلوبة
كحد أدنى، تحتاج فاتورة المشتريات إلى:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| المورد | اسم الشركة أو الفرد الذي أصدر الفاتورة |
| رقم الفاتورة | الرقم المرجعي من فاتورة المورد |
| تاريخ الفاتورة | تاريخ إصدار الفاتورة |
| المبلغ الإجمالي | المبلغ الإجمالي للفاتورة شاملاً الضريبة |
رغم أن هذه الحقول فقط مطلوبة بشكل إلزامي، إلا أن ملء مبلغ الضريبة والمبلغ قبل الضريبة وتاريخ الاستحقاق يمنحك إمكانيات أفضل في التقارير والتتبع.
إضافة بنود الأصناف
تمثل بنود الأصناف المنتجات أو الخدمات الفردية في الفاتورة. لكل بند، يمكنك إدخال:
- الوصف -- ما تم شراؤه.
- الكمية -- عدد الوحدات.
- سعر الوحدة -- السعر لكل وحدة.
- المبلغ -- الإجمالي لذلك البند (يُحسب تلقائيًا من الكمية وسعر الوحدة، أو يُدخل مباشرةً).
- الضريبة -- مبلغ الضريبة أو نسبتها للبند، إن وُجدت.
لإضافة بند:
- في نموذج الفاتورة، ابحث عن قسم بنود الأصناف.
- انقر على إضافة بند أو زر الإضافة.
- املأ التفاصيل.
- كرر العملية للبنود الإضافية.
بنود الأصناف اختيارية. يمكنك تسجيل فاتورة بالإجماليات على مستوى الرأس فقط إذا لم تكن بحاجة إلى تفاصيل على مستوى البنود.
تعيين التصنيفات وأنواع الدفع
أثناء إدخال الفاتورة، يمكنك تعيين:
- التصنيف -- اختر من التصنيفات المُعدة لديك (مثل: مستلزمات مكتبية، خدمات عامة، معدات). يساعدك هذا في تنظيم وتصفية الفواتير لاحقًا. انظر التصنيفات لتفاصيل إدارة التصنيفات.
- نوع الدفع -- اختر كيف تم أو سيتم دفع الفاتورة (مثل: نقدًا، تحويل بنكي، بطاقة ائتمان). انظر أنواع الدفع لتفاصيل إدارة أنواع الدفع.
كلا الحقلين اختياريان ولكن يُنصح بهما لتحسين التنظيم وإعداد التقارير.
الحفظ كمسودة مقابل التأكيد
عند الانتهاء من إدخال بيانات الفاتورة، لديك خياران:
الحفظ كمسودة
يحفظ الفاتورة بحالة مسودة. استخدم هذا عندما:
- لم تنتهِ بعد من إدخال جميع التفاصيل.
- تريد العودة والتحقق من البيانات لاحقًا.
- تنتظر معلومات إضافية من المورد.
يمكن تعديل فواتير المسودة بحرية ولا تظهر في إجماليات التأكيد أو التقارير.
التأكيد
ينقل الفاتورة إلى حالة مؤكدة (أو تحتاج مراجعة إذا كان سير العمل لديك يتطلب خطوة مراجعة). استخدم هذا عندما:
- تم إدخال جميع البيانات والتحقق منها.
- أنت مستعد لإدراج الفاتورة في التقارير والتحليلات.
إذا لم تكن متأكدًا من أي تفاصيل، احفظ كمسودة. يمكنك دائمًا تأكيد الفاتورة لاحقًا بعد التحقق من المعلومات. لا توجد أي مشكلة في استخدام المسودات.
يمكنك أيضًا إرفاق ملفات بفاتورة تم إنشاؤها يدويًا في أي وقت بعد الإنشاء. افتح الفاتورة واستخدم قسم المرفقات لرفع المستندات الداعمة. يمكن بعدها تشغيل استخراج الذكاء الاصطناعي على الملفات المرفقة لاقتراح تصحيحات أو إضافات.