سير عمل حالة الفاتورة
تتبع كل فاتورة مشتريات في شاري دورة حياة محددة للحالات. تخبرك الحالة بموقع الفاتورة في خط معالجتك وما الإجراء المطلوب التالي.
دورة حياة الحالة
تنتقل الفواتير عبر الحالات التالية بالترتيب:
مسودة ← تحتاج مراجعة ← مؤكدة ← مدفوعة ← مؤرشفة
يمثل كل انتقال خطوة في سير عمل معالجة الفاتورة.
مسودة
ما تعنيه: تم إنشاء الفاتورة لكنها ليست جاهزة للمراجعة بعد. قد تكون البيانات غير مكتملة أو غير مُتحقق منها.
كيف تصل الفواتير إلى هنا:
- الفواتير المرفوعة حديثًا تبدأ كمسودة.
- الفواتير المُنشأة يدويًا تُحفظ كمسودة بشكل افتراضي.
ما يمكنك فعله:
- تعديل جميع الحقول بحرية.
- إضافة أو إزالة المرفقات.
- حذف الفاتورة بالكامل.
تحتاج مراجعة
ما تعنيه: تم ملء بيانات الفاتورة (إما عن طريق استخراج الذكاء الاصطناعي أو الإدخال اليدوي) وهي جاهزة ليتحقق منها شخص ما.
كيف تصل الفواتير إلى هنا:
- بعد اكتمال استخراج الذكاء الاصطناعي، يمكن نقل الفاتورة إلى "تحتاج مراجعة".
- يقوم المستخدم بتعيين الحالة إلى "تحتاج مراجعة" يدويًا عند اكتمال إدخال المسودة.
ما يمكنك فعله:
- مراجعة البيانات المستخرجة أو المُدخلة مقابل المستند المصدري.
- إجراء تصحيحات على أي حقول.
- الموافقة على الفاتورة بنقلها إلى "مؤكدة".
- إعادتها إلى "مسودة" إذا كانت تحتاج المزيد من العمل.
مؤكدة
ما تعنيه: تم التحقق من بيانات الفاتورة وقبولها كدقيقة. الفاتورة في انتظار الدفع.
كيف تصل الفواتير إلى هنا:
- يراجع المستخدم الفاتورة ويؤكدها.
ما يمكنك فعله:
- تحديد الفاتورة كمدفوعة بمجرد إتمام الدفع.
- عرض الفاتورة ضمن الإجماليات المؤكدة والتقارير.
الفواتير المؤكدة لديها قابلية تعديل محدودة. لإجراء تغييرات جوهرية، قد تحتاج إلى إعادة الفاتورة إلى حالة سابقة.
مدفوعة
ما تعنيه: تم الدفع لهذه الفاتورة. المعاملة مكتملة.
كيف تصل الفواتير إلى هنا:
- يحدد المستخدم الفاتورة المؤكدة كمدفوعة.
ما يمكنك فعله:
- تُدرج الفاتورة في إجماليات المدفوعات والتقارير المالية.
- تبقى الفاتورة متاحة للرجوع إليها.
- يمكن أرشفتها يدويًا أو عن طريق ميزة الأرشفة التلقائية.
مؤرشفة
ما تعنيه: الفاتورة لم تعد نشطة لكنها محفوظة لأغراض حفظ السجلات والامتثال.
كيف تصل الفواتير إلى هنا:
- يقوم المستخدم بأرشفة فاتورة مدفوعة يدويًا.
- تنقلها ميزة الأرشفة التلقائية بناءً على سياسة الاحتفاظ الخاصة بك.
ما يمكنك فعله:
- عرض الفاتورة ومرفقاتها.
- استعادة الفاتورة من الأرشيف عند الحاجة.
كيفية تغيير الحالة
لتغيير حالة فاتورة:
- افتح عرض تفاصيل الفاتورة.
- استخدم زر إجراء الحالة أو القائمة المنسدلة.
- اختر الحالة التالية المطلوبة.
- تُحدث الحالة وتنتقل الفاتورة إلى المرحلة الجديدة.
تغييرات الحالة تسير للأمام بشكل افتراضي (من مسودة إلى تحتاج مراجعة إلى مؤكدة، وهكذا)، لكن يمكنك إعادة الفاتورة إلى حالة سابقة عند الحاجة إلى تصحيحات.
الحجز القانوني
الحجز القانوني هو علامة خاصة يمكن تطبيقها على أي فاتورة، بغض النظر عن حالتها الحالية.
ما يفعله الحجز القانوني:
- يمنع تغيير الحالة -- لا يمكن نقل الفاتورة للأمام أو للخلف في سير العمل.
- يمنع الحذف -- لا يمكن حذف الفاتورة أثناء الحجز القانوني.
- يمنع الأرشفة التلقائية -- تتخطى ميزة الأرشفة التلقائية الفواتير تحت الحجز القانوني.
- يحمي سلامة البيانات -- لا يمكن تعديل الحقول أثناء تفعيل الحجز القانوني.
متى تستخدم الحجز القانوني:
- أثناء عمليات التدقيق، عندما يجب الحفاظ على الفواتير كما هي تمامًا.
- في النزاعات القانونية، حيث قد تكون سجلات الفواتير مطلوبة كأدلة.
- للامتثال التنظيمي، عندما تتطلب سياسات الاحتفاظ بقاء فواتير معينة دون تعديل.
لتطبيق أو إزالة الحجز القانوني:
- افتح عرض تفاصيل الفاتورة.
- بدّل خيار الحجز القانوني.
- أكد الإجراء.
طبّق الحجز القانوني فقط عند الحاجة الفعلية لأسباب الامتثال أو قانونية. لا يمكن معالجة الفاتورة تحت الحجز القانوني حتى تتم إزالته.
العمليات المجمعة
يمكنك تغيير حالة عدة فواتير دفعة واحدة:
- في قائمة المشتريات، حدد عدة فواتير باستخدام مربعات الاختيار.
- اختر إجراءً مجمعًا من شريط الأدوات (مثل: تأكيد المحددة، تحديد كمدفوعة).
- يتم تحديث الفواتير المحددة إلى الحالة الجديدة.
تتبع العمليات المجمعة نفس قواعد تغيير الحالة الفردية. إذا لم تتمكن أي فاتورة محددة من الانتقال إلى الحالة المستهدفة (مثلاً، لأنها تحت حجز قانوني)، يتم تخطي تلك الفاتورة ومعالجة البقية.
استخدم العمليات المجمعة لمعالجة نهاية الشهر. على سبيل المثال، حدد جميع الفواتير المؤكدة التي تم دفعها وحددها كمدفوعة بإجراء واحد.