الأرشفة التلقائية
تقوم ميزة الأرشفة التلقائية بنقل فواتير المشتريات القديمة تلقائيًا من الحالة النشطة إلى حالة الأرشيف بناءً على سياسات الاحتفاظ التي تحددها. يحافظ هذا على قائمة الفواتير النشطة قابلة للإدارة مع ضمان الحفاظ على السجلات التاريخية.
ما تفعله الأرشفة التلقائية
عند تفعيلها، تتحقق الأرشفة التلقائية دوريًا من فواتيرك المدفوعة وتؤرشف أي فاتورة تجاوزت فترة الاحتفاظ التي حددتها. على سبيل المثال، إذا كانت سياسة الاحتفاظ 90 يومًا، فإن أي فاتورة في حالة "مدفوعة" لأكثر من 90 يومًا تُنقل تلقائيًا إلى حالة "مؤرشفة".
تعمل الأرشفة التلقائية فقط على الفواتير بحالة مدفوعة. لا تتم أرشفة الفواتير بحالة مسودة أو تحتاج مراجعة أو مؤكدة تلقائيًا أبدًا، لأنها لا تزال تتطلب إجراءً.
الفواتير المؤرشفة لا تُحذف. تبقى متاحة بالكامل في الأرشيف للعرض والبحث وإعداد التقارير. الأرشفة التلقائية تنقلها فقط خارج قائمة الفواتير النشطة.
إعداد سياسات الاحتفاظ
لإعداد سياسة الاحتفاظ للأرشفة التلقائية:
- انتقل إلى الإعدادات وابحث عن قسم إعداد المشتريات أو الأرشفة التلقائية.
- حدد فترة الاحتفاظ بالأيام. هذا هو عدد الأيام بعد وصول الفاتورة إلى حالة "مدفوعة" قبل أرشفتها تلقائيًا.
- احفظ إعداداتك.
فترات الاحتفاظ الشائعة:
| الفترة | حالة الاستخدام |
|---|---|
| 30 يومًا | أرشفة سريعة؛ تحافظ على قائمة نشطة قصيرة جدًا |
| 90 يومًا | نهج متوازن لمعظم الشركات |
| 180 يومًا | نهج محافظ؛ تبقي الفواتير نشطة لنصف سنة |
| 365 يومًا | دورة سنوية؛ تؤرشف بعد انتهاء السنة المالية |
اختر فترة احتفاظ تتناسب مع دورة مراجعة عملك. إذا كنت تطابق الحسابات شهريًا، فقد تكون 30-60 يومًا مناسبة. إذا كنت تراجع ربع سنويًا، فإن 90 يومًا تعمل بشكل جيد.
الفواتير النشطة مقابل المؤرشفة
- الفواتير النشطة -- الفواتير بحالات مسودة وتحتاج مراجعة ومؤكدة ومدفوعة. جميع عمليات التعديل وتغيير الحالة والعمليات الأخرى متاحة.
- الفواتير المؤرشفة -- الفواتير التي تمت أرشفتها، سواء يدويًا أو بواسطة الأرشفة التلقائية. يمكنك عرض وتحميل الفواتير المؤرشفة، لكن يجب استعادتها إلى الحالة النشطة قبل أن يمكن تعديلها.
تفعيل وتعطيل الأرشفة التلقائية
يمكن تبديل الأرشفة التلقائية بين التفعيل والتعطيل في أي وقت:
- اذهب إلى الإعدادات وابحث عن قسم الأرشفة التلقائية.
- بدّل مفتاح تفعيل الأرشفة التلقائية.
- احفظ.
عند التعطيل:
- لا تتم أرشفة أي فواتير تلقائيًا.
- لا يزال بإمكانك أرشفة الفواتير يدويًا.
- أي فواتير تمت أرشفتها سابقًا تبقى في الأرشيف.
عند إعادة التفعيل:
- يتحقق النظام من الفواتير التي تجاوزت فترة الاحتفاظ ويؤرشفها.
- يُستأنف جدول الأرشفة التلقائية الطبيعي.
تعطيل الأرشفة التلقائية لا يستعيد الفواتير المؤرشفة سابقًا. إنه يوقف فقط الأرشفة التلقائية المستقبلية.
أولوية الحجز القانوني
تُستثنى الفواتير تحت الحجز القانوني دائمًا من الأرشفة التلقائية، بغض النظر عن إعدادات الاحتفاظ. يأخذ الحجز القانوني الأولوية على سياسة الأرشفة لضمان استيفاء متطلبات الامتثال.
راجع إعدادات الأرشفة التلقائية دوريًا، خاصة بعد التغييرات في إجراءات عملك أو متطلبات الامتثال. فترة الاحتفاظ المناسبة العام الماضي قد تحتاج إلى تعديل مع تطور عملك.