التصنيفات
تتيح لك التصنيفات تنظيم فواتير المشتريات حسب نوع المصروف. من خلال تعيين تصنيف لكل فاتورة، يمكنك تصفية مشترياتك وإنشاء تقارير حسب نوع المصروف والحصول على صورة واضحة عن أوجه إنفاقك.
الغرض من التصنيفات
لكل عمل أنواع مختلفة من المصروفات: مستلزمات مكتبية، إيجار، خدمات عامة، مواد خام، معدات، سفر، وغيرها. تربط التصنيفات أنواع المصروفات هذه بفواتيرك، مما يسهل:
- تصفية قائمة الفواتير لعرض نوع معين من المصروفات فقط.
- إعداد تقارير عن الإنفاق حسب التصنيف لأي فترة زمنية.
- البحث والعثور على الفواتير المتعلقة بمجال محدد من عملك.
إنشاء التصنيفات
لإنشاء تصنيف جديد:
- انتقل إلى إعدادات المشتريات أو منطقة إدارة التصنيفات.
- انقر على إضافة تصنيف أو زر الإضافة.
- أدخل اسم التصنيف (يدعم العربية والإنجليزية).
- احفظ التصنيف.
يصبح التصنيف الجديد متاحًا فورًا لتعيينه على الفواتير.
حافظ على قائمة تصنيفاتك مركّزة. كثرة التصنيفات تصعّب عملية التصنيف وتقلل من فائدة التقارير. ابدأ بتصنيفات عامة وأضف تصنيفات أكثر تحديدًا فقط عند الحاجة إلى مزيد من التفصيل.
تعديل التصنيفات
لإعادة تسمية أو تحديث تصنيف:
- اذهب إلى منطقة إدارة التصنيفات.
- ابحث عن التصنيف الذي تريد تعديله.
- انقر على زر التعديل.
- حدّث الاسم.
- احفظ.
يؤدي تعديل اسم التصنيف إلى تحديثه في كل مكان. جميع الفواتير المعينة سابقًا لهذا التصنيف ستعكس الاسم الجديد.
حذف التصنيفات
لإزالة تصنيف:
- اذهب إلى منطقة إدارة التصنيفات.
- ابحث عن التصنيف الذي تريد حذفه.
- انقر على زر الحذف.
- أكد عملية الحذف.
حذف تصنيف يزيله من أي فواتير كان معينًا لها. ستفقد تلك الفواتير تصنيفها ما لم تعين تصنيفًا جديدًا. فكر في إعادة تسمية التصنيف بدلاً من حذفه إذا كانت هناك فواتير معينة له حاليًا.
تعيين التصنيفات على الفواتير
يمكنك تعيين تصنيف لفاتورة بعدة طرق:
- أثناء الإنشاء -- اختر تصنيفًا في نموذج الفاتورة عند إنشاء فاتورة جديدة أو أثناء مراجعة استخراج الذكاء الاصطناعي.
- أثناء التعديل -- افتح فاتورة موجودة وغيّر تصنيفها.
- العمليات المجمعة -- حدد عدة فواتير وعيّن تصنيفًا لها جميعًا دفعة واحدة.
يمكن تعيين تصنيف واحد لكل فاتورة في كل مرة.
تصفية الفواتير حسب التصنيف
في صفحة قائمة المشتريات، استخدم فلتر التصنيف لتضييق القائمة:
- انقر على فلتر التصنيف أو القائمة المنسدلة.
- اختر تصنيفًا واحدًا أو أكثر.
- تُحدث القائمة لعرض الفواتير في التصنيفات المختارة فقط.
هذا مفيد لمراجعة جميع مصروفات نوع معين، مثل عرض جميع فواتير الخدمات العامة للربع أو جميع مشتريات المعدات للسنة.
التصنيفات الافتراضية
عند إعداد منشأتك لأول مرة، قد يتضمن شاري مجموعة من التصنيفات الافتراضية لمساعدتك على البدء. هذه أنواع مصروفات شائعة تستخدمها معظم الشركات. يمكنك:
- الاحتفاظ بها واستخدامها كما هي.
- إعادة تسميتها لتتناسب مع مصطلحاتك المفضلة.
- حذف أي تصنيف لا ينطبق على عملك.
- إضافة تصنيفات جديدة لاحتياجاتك الخاصة.
التصنيفات خاصة بكل منشأة. لكل منشأة مجموعتها الخاصة من التصنيفات، والتغييرات التي تجريها منشأة لا تؤثر على الأخرى. يشترك المستخدمون المختلفون داخل نفس المنشأة في قائمة التصنيفات نفسها.