إدارة المشاريع
تغطي هذه الصفحة كيفية إنشاء المشاريع وتكوينها وإدارتها في شاري. يُعد كل مشروع السجل المركزي الذي يربط المواد والمصروفات وعقود الباطن والإيرادات لعمل أو ارتباط محدد.
إنشاء مشروع
لإنشاء مشروع جديد، انتقل إلى المشاريع من القائمة الرئيسية وانقر على زر الإنشاء. الحقول التالية مطلوبة:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| الاسم (عربي) | اسم المشروع بالعربية (nameAr) |
| الاسم (إنجليزي) | اسم المشروع بالإنجليزية (nameEn) |
| العميل | العميل الذي يخص هذا المشروع (customerId) --- يُختار من قاعدة بيانات العملاء |
| تاريخ البداية | متى يبدأ المشروع (startDate) |
يمكنك أيضاً ملء حقول اختيارية مثل الوصف والميزانية التقديرية وموقع المشروع والموظفين المعيّنين.
يجب أن يكون العميل موجوداً في قاعدة بيانات العملاء قبل أن تتمكن من تعيينه لمشروع. إذا كان العميل جديداً، أنشئ سجله أولاً من المبيعات > العملاء، ثم عد إلى إنشاء المشروع.
بمجرد الإنشاء، يبدأ المشروع بحالة مسودة. من هنا، يمكنك البدء بإضافة المواد والمصروفات وعقود المقاولين من الباطن.
سير عمل حالات المشروع
يتبع كل مشروع سير عمل حالات محدد. الحالات المتاحة وانتقالاتها هي:
مسودة --> نشط --> معلّق --> نشط (استئناف)
\-> مكتمل
\-> ملغى
مسودة --> ملغى
تعريف الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء المشروع لكن العمل لم يبدأ بعد. يمكنك تعديل التفاصيل بحرية. |
| نشط | المشروع قيد التنفيذ. يتم تتبع المواد والمصروفات ومدفوعات عقود الباطن. |
| معلّق | المشروع متوقف مؤقتاً. يمكن استئنافه للعودة إلى حالة نشط. |
| مكتمل | انتهى المشروع. تم إنهاء جميع التكاليف والمشروع جاهز للتقارير النهائية. |
| ملغى | تم التخلي عن المشروع أو أُنشئ بالخطأ. |
قواعد الانتقال
- من مسودة إلى نشط --- انقل المشروع إلى حالة نشط عند بدء العمل. لا توجد متطلبات خاصة سوى ملء الحقول المطلوبة.
- من نشط إلى معلّق --- أوقف المشروع مؤقتاً. يتم الاحتفاظ بجميع البيانات الموجودة.
- من معلّق إلى نشط --- استأنف مشروعاً متوقفاً. يستمر العمل من حيث توقف.
- من نشط إلى مكتمل --- أنهِ المشروع. يجب تحديد تاريخ النهاية قبل تعليم المشروع كمكتمل.
- من مسودة أو نشط إلى ملغى --- ألغِ مشروعاً لن يستمر.
لا يمكن تعليم المشروع كـمكتمل ما لم يتم تحديد تاريخ النهاية. تأكد من إدخال تاريخ نهاية المشروع قبل محاولة تغيير الحالة إلى مكتمل.
تعديل تفاصيل المشروع
افتح مشروعاً بالنقر عليه في قائمة المشاريع. من عرض تفاصيل المشروع، يمكنك تحديث:
- الأسماء --- تحديث اسم المشروع بالعربية أو الإنجليزية.
- الوصف --- إضافة أو تعديل وصف المشروع.
- تاريخ البداية والنهاية --- تعديل الجدول الزمني للمشروع.
- تعيين العميل --- تغيير العميل المرتبط إذا لزم الأمر.
- تقديرات الميزانية --- تحديث التكاليف المتوقعة.
- الموقع --- تحديد أو تغيير موقع المشروع.
يتم حفظ التغييرات عند تأكيد التعديل. لا تتغير حالة المشروع عند تعديل التفاصيل --- تتم انتقالات الحالة بشكل منفصل.
تحديد تواريخ النهاية
يحدد تاريخ النهاية متى اكتمل المشروع (أو من المتوقع أن يكتمل). هو اختياري أثناء الإنشاء وأثناء نشاط المشروع، لكنه يصبح إلزامياً عند الرغبة في نقل المشروع إلى حالة مكتمل.
لتحديد تاريخ النهاية:
- افتح عرض تفاصيل المشروع.
- عدّل معلومات المشروع.
- أدخل تاريخ النهاية في حقل التاريخ.
- احفظ التغييرات.
بمجرد تحديد تاريخ النهاية، يمكنك المتابعة لتعليم المشروع كمكتمل.
تعيين العملاء والموظفين
تعيين العميل
يتطلب كل مشروع تعيين عميل. يتم اختيار العميل أثناء إنشاء المشروع ويمكن تغييره لاحقاً بتعديل المشروع. يتم ربط معلومات العميل (الاسم، بيانات الاتصال، الرقم الضريبي) بالمشروع لأغراض التقارير والفوترة.
تعيين الموظفين
يمكنك تعيين موظفين لمشروع لأغراض تخصيص التكاليف والتتبع. يظهر الموظفون المعيّنون في عرض فريق المشروع، ويمكن إدراج تكاليف عملهم في التحليل المالي للمشروع.
ربط فواتير المبيعات
يمكن ربط فواتير المبيعات بمشروع لتتبع الإيرادات. عند دفع فاتورة مرتبطة، يُضاف مبلغ الدفع إلى إجمالي إيرادات المشروع، والذي يُستخدم في حساب تحليل الأرباح.
لربط فاتورة بمشروع:
- عند إنشاء أو تعديل فاتورة مبيعات، حدد المشروع من قائمة المشاريع المنسدلة.
- أصبحت الفاتورة الآن مرتبطة بالمشروع ومبالغها تُغذي حسابات إيرادات المشروع.
يمكنك ربط عدة فواتير بمشروع واحد. هذا شائع للمشاريع التي تُفوتر على مراحل أو أقساط.
اربط جميع الفواتير ذات الصلة بالمشروع في أقرب وقت ممكن. هذا يبقي تحليل الأرباح محدثاً في الوقت الحقيقي ويتجنب تراكم إيرادات غير مرتبطة في نهاية المشروع.
متطلبات إكمال المشروع
قبل تعليم مشروع كـمكتمل، تأكد مما يلي:
- تحديد تاريخ النهاية --- هذا متطلب إلزامي. لن يسمح النظام بالانتقال بدونه.
- تسجيل جميع مدفوعات المقاولين من الباطن --- على الرغم من أنه ليس مطلوباً تقنياً من النظام، إلا أن إكمال مشروع بدون تسجيل جميع المدفوعات سيؤدي إلى تحليل أرباح غير دقيق.
- تسجيل جميع المصروفات والمواد --- وبالمثل، تأكد من إدخال جميع التكاليف للحصول على تقرير نهائي دقيق.
- ربط فواتير الإيرادات --- اربط جميع فواتير المبيعات ذات الصلة حتى يعكس حساب الأرباح الصورة الكاملة.
بمجرد تعليم المشروع كمكتمل، تصبح بياناته المالية نهائية وجاهزة للتقارير والتدقيق.
يمكن الاستمرار في عرض المشاريع المكتملة وتصدير تقاريرها. تشير حالة مكتمل إلى أنه لا يُتوقع المزيد من التكاليف أو الإيرادات، وليس أن البيانات مقفلة من العرض.