ختم الشركة والتوقيع
تتيح لك صفحة إعدادات الختم والتوقيع رفع صورة ختم شركتك وضبط المفوض بالتوقيع لمؤسستك. تُطبّق هذه العناصر على المستندات الرسمية التي ينشئها شاري، مما يمنح عروض الأسعار والعقود والفواتير مظهرًا مهنيًا ومعترفًا به قانونيًا.
ميزة الختم والتوقيع متاحة في خطتي بلس ومؤسسات. قم بالترقية من الإعدادات > الفوترة للوصول إلى هذه الميزة.
رفع صورة ختم الشركة
ختم شركتك (المعروف أيضًا بخاتم الشركة) هو الختم الرسمي الدائري أو المستطيل الذي يمثل عملك. في المملكة العربية السعودية ودول مجلس التعاون الخليجي، يُستخدم ختم الشركة على نطاق واسع على العقود والفواتير والمراسلات الرسمية.
كيفية الرفع
- انتقل إلى الإعدادات > الختم والتوقيع.
- انقر على منطقة الرفع أو اسحب صورة ختمك إليها.
- يتم رفع الصورة وحفظها في إعدادات مستأجرك.
متطلبات الصورة
- الصيغ: PNG (موصى بها للشفافية)، JPG، أو JPEG.
- الخلفية: خلفية شفافة (PNG) تنتج أفضل النتائج، حيث يتراكب الختم بشكل نظيف على محتوى المستند.
- الدقة: استخدم صورة عالية الدقة (300×300 بكسل على الأقل) لضمان ظهور الختم بوضوح على المستندات المطبوعة وصادرات PDF.
- الحجم: يتم تغيير حجم صورة الختم تلقائيًا لتناسب المنطقة المخصصة على المستندات.
امسح ختمك الفعلي على خلفية بيضاء، ثم استخدم محرر صور لإزالة الخلفية وحفظه بصيغة PNG مع الشفافية. هذا ينتج المظهر الأكثر احترافية على المستندات.
تعيين المفوض بالتوقيع
المفوض بالتوقيع هو الشخص في مؤسستك الذي يملك الصلاحية القانونية لتوقيع المستندات الرسمية. يظهر اسمه على المستندات المُنشأة إلى جانب ختم الشركة.
ضبط المفوض بالتوقيع
- انتقل إلى الإعدادات > الختم والتوقيع.
- أدخل اسم المفوض بالتوقيع في الحقل المخصص.
- احفظ الإعدادات.
عادةً ما يكون اسم المفوض بالتوقيع هو مالك الشركة أو المدير العام أو ممثل مفوض معين.
أين يظهر الختم والتوقيع
بمجرد الإعداد، يظهر ختم الشركة واسم المفوض بالتوقيع على المستندات التالية:
عروض الأسعار
عند إنشاء عرض أسعار PDF لعميل، يُطبّق ختم الشركة واسم المفوض بالتوقيع في تذييل أو منطقة التوقيع بالمستند. هذا يمنح عرض الأسعار مظهرًا رسميًا ويشير إلى من اعتمد التسعير.
عقود المبيعات
العقود هي حالة الاستخدام الأساسية للأختام والتوقيعات. عند إنشاء عقد بيع:
- يُطبّق ختم الشركة على قسم البائع في العقد.
- يُعرض اسم المفوض بالتوقيع أسفل الختم.
- يظهر التوقيع الرقمي للعميل (المُلتقط أثناء عملية التوقيع) في قسم المشتري.
هذا ينشئ مستند عقد مكتمل وموقّع ومختوم.
فواتير المبيعات
يمكن أن تتضمن فواتير المبيعات ختم الشركة في منطقة التذييل. هذا شائع بشكل خاص للفواتير الرسمية B2B حيث يتوقع المشتري نسخة مختومة.
يُطبّق الختم والتوقيع أثناء إنشاء PDF. إذا حدّثت صورة الختم أو اسم المفوض بالتوقيع، فإن التغيير يؤثر فقط على المستندات المُنشأة بعد التحديث. تحتفظ ملفات PDF المُنشأة سابقًا بالختم والتوقيع اللذين كانا ساريين وقت الإنشاء.
أفضل الممارسات
- حافظ على تحديث صورة ختمك --- إذا أعادت شركتك تسمية علامتها التجارية أو غيّرت ختمها القانوني، حدّث الصورة في الإعدادات فورًا.
- استخدم خلفيات شفافة --- ملفات PNG ذات الخلفيات الشفافة تبدو أفضل بكثير من الأختام ذات المستطيلات البيضاء خلفها.
- تحقق من المفوض بالتوقيع --- تأكد من أن المفوض بالتوقيع المدرج في الإعدادات يتطابق مع الشخص الذي يملك فعليًا صلاحية التوقيع وفقًا للسجل التجاري وعقد التأسيس.
- اختبر قبل الإرسال --- بعد رفع ختم جديد، أنشئ عرض أسعار أو فاتورة PDF تجريبية للتحقق من ظهور الختم بشكل صحيح من حيث الحجم والموقع والوضوح.
صورة الختم التي ترفعها تُخزّن بشكل آمن ضمن إعدادات مستأجرك، لكنها تظهر على كل مستند تنشئه مؤسستك. تأكد من أن الصورة مناسبة ومعتمدة قبل الرفع. الاستخدام غير المصرح به لختم الشركة قد يترتب عليه تبعات قانونية.