إعدادات الأتمتة
تتيح لك صفحة إعدادات الأتمتة ضبط القواعد التي ينفذها شاري تلقائيًا، مما يقلل من أعمال الصيانة اليدوية. حاليًا، ميزة الأتمتة الرئيسية هي الأرشفة التلقائية لفواتير المشتريات.
إعداد سياسة الأرشفة التلقائية
تقوم الأرشفة التلقائية بنقل فواتير المشتريات القديمة من الحالة النشطة إلى حالة المؤرشف بعد فترة محددة. هذا يحافظ على تركيز قائمة فواتيرك النشطة على السجلات الحديثة ذات الصلة مع الاحتفاظ بالفواتير القديمة في الأرشيف للمرجعية وأغراض التدقيق.
كيف تعمل الأرشفة التلقائية
- تحدد فترة احتفاظ بالأيام.
- يتحقق شاري دوريًا من الفواتير التي كانت في حالة نهائية (مدفوعة أو مؤكدة) لفترة أطول من فترة الاحتفاظ.
- يتم نقل الفواتير المؤهلة تلقائيًا إلى حالة مؤرشف.
- تظل الفواتير المؤرشفة قابلة للوصول عبر فلتر الأرشيف --- لا يتم حذفها.
فترة الاحتفاظ
تحدد فترة الاحتفاظ عدد الأيام التي تبقى فيها الفاتورة في العرض النشط قبل أرشفتها تلقائيًا. على سبيل المثال:
| فترة الاحتفاظ | السلوك |
|---|---|
| 30 يومًا | تُؤرشف الفواتير المدفوعة أو المؤكدة منذ أكثر من 30 يومًا |
| 90 يومًا | تُؤرشف الفواتير المدفوعة أو المؤكدة منذ أكثر من 90 يومًا |
| 365 يومًا | تُؤرشف الفواتير المدفوعة أو المؤكدة منذ أكثر من سنة |
اختر فترة احتفاظ تتناسب مع احتياجات عملك:
- الفترات القصيرة (30-60 يومًا) تحافظ على قائمتك النشطة مختصرة ومركزة على الفواتير الحالية.
- الفترات الأطول (180-365 يومًا) مناسبة إذا كنت تحتاج للرجوع إلى الفواتير القديمة بشكل متكرر في العمليات اليومية.
فترة احتفاظ 90 يومًا تعمل بشكل جيد لمعظم الشركات. تحافظ على فواتير الربع الأخير مرئية مع أرشفة السجلات الأقدم. يمكنك دائمًا تعديل هذا لاحقًا.
ما الذي يُؤرشف تلقائيًا
تنطبق الأرشفة التلقائية فقط على فواتير المشتريات التي تستوفي كلا المعيارين:
- الحالة نهائية --- الفاتورة في حالة مدفوعة أو مؤكدة. الفواتير في حالة مسودة أو تحتاج مراجعة أو حالات نشطة أخرى لا تُؤرشف تلقائيًا أبدًا.
- العمر يتجاوز فترة الاحتفاظ --- الوقت منذ وصول الفاتورة إلى حالتها النهائية يتجاوز فترة الاحتفاظ المُعدّة.
الفواتير التي لا تزال قيد التنفيذ أو تحت المراجعة أو غير مدفوعة لا تتأثر أبدًا بالأرشفة التلقائية.
الفواتير المؤرشفة لا تُحذف. تبقى قابلة للوصول بالكامل من خلال التصفية للسجلات المؤرشفة. تُحفظ جميع المرفقات والبيانات المستخرجة وسجل الدفع. الأرشفة تغير فقط رؤية الفاتورة في عرض القائمة الافتراضي.
تفعيل وتعطيل الأتمتة
تفعيل الأرشفة التلقائية
- انتقل إلى الإعدادات > الأتمتة.
- قم بتفعيل مفتاح الأرشفة التلقائية.
- حدد فترة الاحتفاظ المفضلة بالأيام.
- احفظ الإعدادات.
تبدأ الأرشفة التلقائية بالعمل في الفحص المجدول التالي بعد تفعيلها.
تعطيل الأرشفة التلقائية
- انتقل إلى الإعدادات > الأتمتة.
- قم بتعطيل مفتاح الأرشفة التلقائية.
- احفظ الإعدادات.
عند التعطيل، لن تُؤرشف أي فواتير تلقائيًا. الفواتير التي تم أرشفتها بالفعل تبقى مؤرشفة --- تعطيل الميزة لا يُلغي أرشفة السجلات المؤرشفة سابقًا.
إذا فعّلت الأرشفة التلقائية بفترة احتفاظ قصيرة، فقد يتم أرشفة عدد كبير من الفواتير القديمة في التشغيل التالي. هذا ليس ضارًا (جميع البيانات محفوظة)، لكنه قد يكون مفاجئًا إذا كنت معتادًا على رؤية جميع الفواتير في القائمة النشطة. راجع فترة الاحتفاظ بعناية قبل التفعيل.